Grâce à l’intervention de l’ARC, l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit des pénalités à l’égard du syndic qui s’élèvent à 15 € par jour si ce dernier tarde à transmettre, au-delà d’un délai d’un mois, les documents réclamés par le conseil syndical.
L’ordonnance du 30 octobre 2019 a sécurisé le dispositif en précisant que les pénalités devaient être imputées, en fin d’exercice, sur la « rémunération forfaitaire annuelle du syndic ».
Ce même article précise qu’en cas de défaut d’application de ces pénalités par le syndic, le président du conseil syndical est habilité à engager une procédure judiciaire pour condamner le syndic au paiement de ces pénalités.
Néanmoins, même si la loi ne prévoit pas de formalisme précis pour faire la demande, il est nécessaire de suivre une procédure afin de pouvoir réclamer judiciairement ces pénalités en cas d’entrave du syndic.
Pour cela, il est indispensable de verrouiller la demande en respectant plusieurs critères.
Précisons les différents éléments.
I – L’identité du demandeur
Afin d’éviter toute ambiguïté sur l’identité du demandeur, il est impératif que le courrier soit signé par un membre du conseil syndical ou mieux par son président.
Dans tous les cas, il faut que sur le courrier figure la qualité du demandeur afin d’éviter toute interprétation sur le fait qu’il s’agit d’une demande personnelle du copropriétaire, ou bien du copropriétaire en sa qualité de conseiller syndical disposant d’un mandat de l’assemblée générale.
II – Les documents à réclamer
Le courrier doit préciser sans ambiguïté les documents que doit fournir le syndic. Il faut donc être précis sur le libellé du ou des documents ainsi que sur les dates.
A titre d’exemple, il ne faudra pas demander la délivrance des « documents comptables » mais du « grand livre comptable » allant du 1er juillet 2021 au 1er avril 2022. L’intérêt de cette précision est d’éviter que le syndic présente un document approximatif qui ne fournit pas les informations clé que souhaite contrôler le conseil syndical.
III – Une demande notifiée
Afin de pouvoir déterminer si le délai d’un mois est dépassé, il est essentiel d’identifier la date de la demande.
Pour cela, l’idéal est de faire la demande par voie de recommandé avec accusé de réception, permettant à un tiers de confiance qui est la Poste, d’attester du jour de la demande.
Rappelons qu’un courrier type est disponible sur le guide « Conseil syndical : comment être un contre pouvoir efficace », en pages 11 et 12.