Le procès-verbal d’une Assemblée Générale, relève d’un formalisme précis :

– Il se décompose généralement en trois parties :

                   – La constitution de l’Assemblée Générale

                   – Le compte-rendu des votes des résolutions et les signatures des membres du bureau de l’assemblée générale

                   – Les annexes au procès-verbal

1 – La constitution de l’Assemblée Générale, elle comprend :

                   – Le rappel de la date et de l’heure, ainsi que du lieu de tenue de l’Assemblée Générale

                   – L’état de l’Assemblée avant le premier vote

                                       – Ce texte indique à partir de la feuille de présence et de l’enregistrement des participants :

                                                           – le nombre de copropriétaires présents

                                                           – le nombre de copropriétaires représentés

                                                           – le nombre de copropriétaires présents et représentés

                                                           – le nombre de copropriétaires absents

                                        – La liste nominative des copropriétaires présents avec leurs nombres de voix respectives

                                        – La liste nominative des copropriétaires représentés avec leurs nombres de voix respectives

                                          et les nom des mandataires

                                        – les heures d’enregistrement des arrivées et des départs des copropriétaires

2 – Le compte-rendu des votes des résolutions :

                     – le texte comporte :

                                       – Le numéro, le titre de la résolution et la règle de majorité

                                       – Le texte de la résolution

                                       – Le résultat du vote

                                                           – le nombre de copropriétaires

                                                           –  le nombre de copropriétaires présents

                                                           – le nombre de copropriétaires votants

                                                           – la base de tantièmes du vote

                                                           – la liste des copropriétaires  » abstentionnistes  » avec leurs nombres de voix respectives

                                                           – le nombre de copropriétaires  » pour  »                                                          

                                                           – la liste des copropriétaires  » contre » avec leurs nombres de voix respectives

                                       – Le texte de la décision

                                       – Éventuellement :

                                                           – le texte de loi associé à la résolution

                                                           – les réserves formulées par les opposants et les abstentionnistes

                                       – L’heure de clôture de l’Assemblée Générale

                                       –  Les signatures des membres du bureau de l’assemblée générale

3 – Les annexes du procès-verbal :

                        – La feuille de présence constitue une annexe du procès-verbal

                        – Les pouvoirs ou mandats de représentation constituent des annexes du procès-verbal

4 – Signature  du procès-verbal :

                        – Le procès-verbal doit être établi au fur et à mesure de l’Assemblée Générale et signé en fin d’Assemblée

                        – Dans le cas d’impossibilité de signature, en l’absence d’imprimante, il est indispensable de prendre une copie

                          au format ( .pdf ) sur une clé USB pour le Président de séance.

5 – Registre :

                        – Le procès-verbal et ses annexes doivent être conservés dans un registre des procès-verbaux