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Conseils pour la tenue et le vote à distance des A.G

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Assemblées Générales – Contrats de syndic – Conseillers Syndicaux

Une nouvelle ordonnance n° 2020-595 du 20 mai 2020 du gouvernement vient encore de modifier en profondeur les dispositions de l’ordonnance 2020-304, et toutes ne sont pas forcément favorables aux copropriétés, car elles renforcent le pouvoir du syndic et « oublient » la concertation préalable à toute décision sur la tenue de l’assemblée générale avec le Conseil Syndical.

Avec ce texte (voir ci-après les contenus), les contrats de syndic « renouvelés » par l’ordonnance sont ceux qui expirent  ou ont expiré entre le 12 mars et le 23 juillet 2020.

Ces contrats de syndic sont prorogés jusqu’à la prise d’effet du nouveau contrat du syndic désigné par la prochaine assemblée générale devant se tenir au plus tard le 31 janvier 2021

En conséquence, le terme des contrats est la date de l’Assemblée Générale désignant le syndic, et non le 31 janvier 2021 comme l’ont déjà indiqué certains syndics à leurs copropriétaires.

A partir du 1er juin 2020, date d’application de l’ordonnance 2020-1101 du 30 octobre 2020 portant réforme du droit de la copropriété des immeubles bâtis, 4 autres articles entrent en application. Il s’agit des articles 22-2 à 22-5, lesquels articles ont été créés afin de pouvoir tenir une assemblée générale sans présence physique, car les conditions de tenue d’une assemblée générale seront difficiles, voire impossibles, à être obtenues même après la fin de l’état d’urgence sanitaire.

L’article 22-2 permet au syndic de « prévoir » – et donc imposer – la tenue de l’assemblée générale sans présence physique.

Cette AG peut être tenue par visioconférence et/ou par correspondance. Ce vote par correspondance doit être effectué avant la tenue de l’AG, dans les conditions du deuxième alinéa de l’article 17-1A de la loi du 10 juillet 1965.

Ceci pose plusieurs problèmes :

  1. Le syndic dispose seul du pouvoir de décréter la tenue de l’AG sans présence physique ainsi que sur le mode de votation (par visioconférence et/ou par correspondance), sans que le CS n’ait son mot à dire.
  2. Pour le vote par correspondance, l’arrêté sur les dispositions propres à ces modalités de vote n’est toujours pas promulgué.
  3. Les dispositions à prendre pour la tenue de l’AG en visioconférence appartiennent au seul syndic, lequel peut choisir une société extérieure. Mais en ce cas, et si des résolutions antérieures en ont disposé ainsi, le CS devra donner son accord si le montant est supérieur au seuil préalablement fixé en AG ou avoir une mise en concurrence obligatoirement, si le montant est supérieur au seuil préalablement fixé en AG.

Néanmoins, il faudra faire extrêmement attention à ce que le syndic ne fasse pas cavalier seul.

Lorsque le syndic décide d’appliquer les dispositions prévues ci-dessus et que l’assemblée générale des copropriétaires a déjà été convoquée, il doit en informer les copropriétaires au moins quinze jours avant la tenue de cette assemblée par tout moyen permettant d’établir avec certitude la date de la réception de cette information.

Ceci implique :

  1. Qu’il n’est pas nécessaire pour le syndic de refaire une nouvelle convocation, seule une information est nécessaire…
  2. Que l’information diffusée doit pouvoir prouver qu’elle a été distribuée formellement au moins 15 jours avant la tenue de l’AG, et surtout qu’elle a bien été reçue par le copropriétaire.

L’article 22-3 aménage les règles de convocation et de tenue des assemblées générales lorsqu’il est fait application du dispositif prévu à l’article 22-2 (AG sans présence physique).

Cet article permet :

  1. de déroger aux règles applicables sans qu’un lieu ne soit, ni défini ni indiqué, sur la convocation.
  2. d’indiquer les précisions qui doivent être notées sur la convocation sous peine de nullité indiquant que le vote se fera :
  1. par visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique, sans préjudice de la possibilité de voter par correspondance.
  2. par correspondance uniquement
  1. de certifier la feuille de présence et de signer le procès-verbal dans le délai de 8 jours après la tenue de l’AG
  2. en cas de vote uniquement par correspondance c’est le président du conseil syndical, ou à défaut, l’un de ses membres, ou en leur absence, l’un des copropriétaires votant désigné par le syndic, qui assure les missions qui incombent au président de séance puisque ce dernier ne peut être désigné en séance car celle-ci n’existe pas.

L’article 22-4, permet d’augmenter jusqu’à 15 % au lieu de 10 % le nombre de voix dont peut disposer le mandataire qui reçoit plus de trois délégations de vote de copropriétaires.

Pour rappel, une personne votant par voie électronique peut aussi posséder des pouvoirs. Mais se pose la question de la validation de ces pouvoirs par les membres du bureau…

L’article 22-5, permet le recours à la visioconférence sans qu’il soit nécessaire que l’assemblée générale ait décidé au préalable des modalités de sa mise en œuvre, et pour les années futures jusqu’à ce que l’assemblée générale se prononce sur son utilisation.

Ceci est proprement révoltant car :

  1. cet article est un camouflet au syndicat des copropriétaires et à ses représentants du conseil syndical puisque seul le syndic décide de la solution choisie (et donc du coût qui pourrait être prohibitif et qui en l’occurrence sera supporté par les copropriétaires).

Ceci laisse la place à de véritables connivences entre les syndics et les sociétés proposant ces solutions.

  1. cette solution pourra perdurer après l’année en cours pour les années futures, tant que l’AG n’en décidera autrement.

Nos conseils :

Tous ces textes permettent de tenir dans des délais pas trop lointains les assemblées générales en envisageant toutes les solutions possibles :

  • avec présence physique (essentiellement pour les petites copropriétés (moins de 10 lots) et en syndic non professionnel ou coopératif).

Ainsi, pour les petites copropriétés, vous pouvez, dès maintenant, tenir vos AG physiquement.

Pour rappel, le Conseil d’État a précisé que dans les lieux privés (y compris les Établissement Recevant du Public), il est possible d’être à plus de 10 personnes à condition de respecter la distanciation sociale (conformément à l’article 1er du décret 2020-548 du 11 mai 2020).

  • en visioconférence : le Conseil Syndical devra rechercher rapidement les solutions techniques et les sociétés qui permettent de répondre aux besoins de la copropriété et le « vendre » au syndic avant que celui-ci n’impose sa solution. (Attention aux grands groupes qui ne manqueront pas de le faire)
  • par correspondance : le travail du Conseil Syndical sera très important en ce cas pour faire passer ses idées en travaillant l’information auprès des copropriétaires (téléphone, mails, tracts, etc.) puisque il n’y aura aucun débat en séance celle-ci n’existant pas.
  • Mixte (visioconférence et correspondance) : le Conseil Syndical devra conjuguer les deux conseils.

En tout état de cause, plutôt que de laisser le syndic seul juge de ce qu’il convient de faire, prenez contact avec lui pour discuter de la meilleure option pour votre copropriété et des conditions à mettre en place.

Préparez votre assemblée générale en demandant au syndic le maximum d’informations en utilisant l’extranet mis à votre disposition. Profitez-en pour lui demander comment il répond au décret 2019-502 du 23 mai 2019 relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété accessibles sur un espace sécurisé en ligne, dont l’application est fixée au 1er juillet 2020.

Dans le cas du choix de la visioconférence par le syndic, faites inscrire à l’ordre du jour la résolution de ne procéder à cette visioconférence que pour cette année, pour les années futures, le vote de l’assemblée générale sera requis pour déterminer la solution à mettre en œuvre pour la copropriété.

Dans le cas où la convocation a déjà été envoyée, l’ordre du jour et les résolutions étant définies, l’introduction de cette résolution n’est plus possible. Il convient donc, si la solution proposée par le syndic n’est pas acceptable pour le Conseil Syndical, de s’y préparer pour l’année suivante en effectuant les recherches de solutions et en les mettant à l’Ordre du Jour de la prochaine Assemblée Générale.

Si vous n’avez pas nommé de Président de conseil syndical faites-le avant l’envoi des convocations, compte tenu des dispositions prises en particulier par l’article 22-3.

Avancez, dès que possible, les rendez-vous préalables aux Assemblée Générales tant avec les membres du conseil syndical pour préparer l’ordre du jour et ses résolutions; qu’avec le syndic (notamment pour les documents comptables comme les factures, le grand livre ou le relevé général des dépenses et définir avec lui l’ordre du jour ainsi que les résolutions).

Si vous éprouvez des difficultés, l’ARC RHÔNE-ALPES et ses personnels restent à votre disposition pour vous apporter leur soutien tant par les conseils que par les services. 

Les textes officiels : 

Art. 22 .- « Par dérogation aux dispositions de l’article 1102 et du deuxième alinéa de l’article n° 1214 du code civil et de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, le contrat de syndic qui expire ou a expiré entre le 12 mars 2020 et le 23 juillet 2020 inclus est renouvelé dans les mêmes termes jusqu’à la prise d’effet du nouveau contrat du syndic désigné par la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Cette prise d’effet intervient au plus tard le 31 janvier 2021.

La rémunération forfaitaire du syndic est déterminée selon les termes du contrat qui expire ou a expiré, au prorata de la durée de son renouvellement dans les conditions définies à l’alinéa précédent.

Les dispositions des précédents alinéas ne sont pas applicables lorsque l’assemblée générale des copropriétaires a désigné, avant la publication de la présente ordonnance, un syndic dont le contrat prend effet à compter du 12 mars 2020. »

Art. 22-1 :- « Par dérogation aux dispositions de l’article 21 et du c de l’article 25 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, le mandat confié par décision de l’assemblée générale aux membres du conseil syndical, qui expire ou a expiré entre le 12 mars 2020 et le 23 juillet 2020 inclus, est renouvelé jusqu’à la tenue de la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Cette assemblée générale intervient au plus tard le 31 janvier 2021.

Les dispositions du précédent alinéa ne sont pas applicables lorsque l’assemblée générale des copropriétaires a désigné les membres du conseil syndical avant la publication de la présente ordonnance. »

Art. 22-2 :- « I.-Par dérogation aux dispositions du premier alinéa de l’article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965 susvisée, et jusqu’au 31 janvier 2021, le syndic peut prévoir que les copropriétaires ne participent pas à l’assemblée générale par présence physique.
Dans ce cas, les copropriétaires participent à l’assemblée générale par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification. Ils peuvent également voter par correspondance, avant la tenue de l’assemblée générale, dans les conditions édictées au deuxième alinéa de l’article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965 susvisée.
Par dérogation aux dispositions de l’article 17 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée, lorsque le recours à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique n’est pas possible, le syndic peut prévoir que les décisions du syndicat des copropriétaires sont prises au seul moyen du vote par correspondance.
II. ‒ Lorsque le syndic décide de faire application des dispositions prévues au I et que l’assemblée générale des copropriétaires a déjà été convoquée, il en informe les copropriétaires au moins quinze jours avant la tenue de cette assemblée par tout moyen permettant d’établir avec certitude la date de la réception de cette information. »

Article 22-3. – « Lorsqu’il est fait application de l’article 22-2, il est dérogé aux dispositions des articles 9, 14, 15 et 17 du décret du 17 mars 1967 susvisé dans les conditions suivantes :
1° L’assemblée générale des copropriétaires est convoquée sans qu’un lieu de réunion soit déterminé, ni indiqué dans la convocation ;
2° La convocation précise que les copropriétaires ne peuvent participer à l’assemblée générale que par visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique, sans préjudice de la possibilité de voter par correspondance. Lorsque le recours à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique n’est pas possible, la convocation précise que les copropriétaires ne peuvent voter que par correspondance ;
3° Le président de séance certifie exacte la feuille de présence et signe, le cas échéant avec le ou les scrutateurs, le procès-verbal des décisions dans les huit jours suivant la tenue de l’assemblée générale ;
4° Lorsque les décisions sont prises au seul moyen du vote par correspondance, le président du conseil syndical, ou à défaut, l’un de ses membres, ou en leur absence, l’un des copropriétaires votant désigné par le syndic, assure les missions qui incombent au président de séance en application des dispositions du décret du 17 mars 1967 susvisé. »

Article 22-4 – « Par dérogation aux dispositions du troisième alinéa du I de l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée, et jusqu’au 31 janvier 2021, un mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n’excède pas 15 % des voix du syndicat des copropriétaires.

Article 22-5  – Par dérogation aux dispositions de l’article 13-1 du décret du 17 mars 1967 susvisé, et jusqu’au 31 janvier 2021, le syndic peut décider des moyens et supports techniques permettant à l’ensemble des copropriétaires de participer à l’assemblée générale par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification, la transmission de leur voix, ainsi que la retransmission continue et simultanée des délibérations. Ces moyens et supports techniques sont utilisés jusqu’à ce que l’assemblée générale se prononce sur leur utilisation.

Vote par correspondance

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Le Vote par correspondance aux Assemblées Générales

Il prend effet à compter du 1er Juin 2020

Préambules:

Vote par correspondance – Visioconférence :

Les textes de couleur rouge seront ajoutés et les textes barrés seront supprimés le 01 Juin 2020

Article 17-1 A de la Loi du 10 Juillet 1965

  • Les copropriétaires peuvent participer à l’assemblée générale par présence physique, par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification.
  • Les copropriétaires peuvent, par ailleurs, voter par correspondance avant la tenue de l’assemblée générale, au moyen d’un formulaire. Les formulaires ne donnant aucun sens précis de vote ou exprimant une abstention sont considérés comme des votes défavorables. Sont également considérés comme défavorables les votes par correspondance portant sur des résolutions qui, à l’issue des débats en assemblée générale, ont évolué de manière substantielle.
  • Les conditions d’identification des copropriétaires usant de moyens de communication électronique pour participer à l’assemblée générale, les mentions du formulaire de vote par correspondance et ses modalités de remise au syndic sont définies par décret en Conseil d’Etat.
  • « Les copropriétaires peuvent, par ailleurs, voter par correspondance avant la tenue de l’assemblée générale, au moyen d’un formulaire établi conformément à un modèle fixé par arrêté. Si la résolution objet du vote par correspondance est amendée en cours d’assemblée générale, le votant par correspondance ayant voté favorablement est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution.
  •  Les conditions d’identification des copropriétaires usant de moyens de communication électronique pour participer à l’assemblée générale et les modalités de remise au syndic du formulaire de vote par correspondance sont définies par décret en Conseil d’Etat. »

Commentaires :

– A ce jour :

               – l’arrêté sur le modèle du formulaire n’est pas publié

               – le décret sur l’identification des copropriétaires n’est pas publié

Ordre du jour de l’Assemblée générale :

 

Le Vote par Correspondance

1 – Convocation et pouvoir de représentation – Quelles précautions sont à prendre :

  • Le Syndic informe-t-il les Copropriétaires des nouvelles règles en vigueur :
    • Vote par correspondance
    • Pouvoirs avec votes exprimés par le Copropriétaire
    • Déclaration des candidatures de :
      • candidats aux postes de Président, Secrétaire et Scrutateurs
      • candidats au poste de Syndic, si élection prévue
      • candidats au poste de Membre du Conseil Syndical, si élection prévue
      • entreprises candidates à des contrats ou des travaux
      • vote par visioconférence
      • règle des 15% de détention des pouvoirs
  • Les candidatures nominatives du ou des :
    • Président de séance
    • Secrétaire de séance
    • Scrutateurs       
    sont-elles mentionnées ?
  • Les candidatures nominatives des membres du Conseil Syndical sont-elles mentionnées ?
  • En cas d’élection du Syndic, les candidatures nominatives des Syndics sont-elles mentionnées ?
  • En cas de travaux, les candidatures nominatives des Entreprises sont-elles mentionnées ?
  • La liste des résolutions figurants sur le pouvoir permet-elle pour les résolutions relevant des règles de majorité aux articles 25 et 26, de voter aux premier et deuxième tour ? :
    • Election du Syndic
    • Election des membres du Conseil Syndical
    • Vote de travaux
    • ….
  • Si la liste des résolutions prévoit un vote unique pour chaque résolution, en cas d’un deuxième tour,:
    • le vote au premier tour est-il reconduit à l’identique ?
    • le vote du deuxième tour devient -t-il  » abstention » ?

2 – Feuille de présence – Quelles précautions sont à prendre :

  • Le Président de séance doit vérifier que la feuille de présence comporte l’enregistrement des copropriétaires qui votent par correspondance 
  • Ainsi que ceux des Copropriétaires qui assistent à l’Assemblée générale par visioconférence

3 – Démarrage de l’Assemblée Générale – Quelles précautions sont à prendre :

  • Le Président de séance et le Scrutateur doivent vérifier les documents de vote par correspondance envoyés par les Copropriétaires :
    • Ont-ils été enregistrés avant l’AG ,
    • Seront-ils enregistrés pendant l’AG, à chaque résolution
  • Le Président de séance et le Scrutateur doivent vérifier les pouvoirs reçus et distribués par le Syndic au président du Conseil Syndical
  • Le Président de séance et le Scrutateur doivent vérifier les pouvoirs reçus par des Copropriétaires
  • Le Président de séance et le Scrutateur doivent s’assurer que le nombre de pouvoirs attribuer à des Copropriétaires présents respecte la règle des 15%
  • Si un Copropriétaire qui a voté par correspondance se présente :
    • Ses votes par correspondance sont-ils annulés ?
    • Peut-il voter pendant l’assemblée générale ?

4 – Votes des résolutions – Quelles précautions sont à prendre :

  • Le Président de séance doit dérouler l’ordre du jour et mener les débats en veillant au respect d’attribution de la parole
  • Le Scrutateur doit vérifier l’enregistrement des votes et vérifier la prise en compte des votes par correspondance et par visioconférence
  • Le Scrutateur doit vérifier la prise en compte des votes par correspondance lors du vote d’une résolution avec 2eme tour
  • Le Scrutateur doit enregistrer les arrivées et les départs en notant s’ils se situent avant ou pendant le vote d’une résolution

5 – Edition du procès-verbal – Quelles précautions sont à prendre :

  • Il est indispensable que le Président de séance prenne une copie du Procès-verbal :
    • soit sous forme de fichier ( .pdf ) sur une clé USB
    • soit avec un téléphone portable ( image ou transfert de fichier )

6 – Vérification du procès-verbal – Quelles précautions sont à prendre :

  • Une vérification est à faire sur :
    • le nombre des voix détenues par les Copropriétaires présents à l’Assemblée générale en contre-partie des pouvoirs reçus
    • l’enregistrement des arrivées et départs pendant le vote des résolutions
    • l’enregistrement des votes par correspondance lors de votes à deux tours

7 – Logiciel – Quelles précautions sont à prendre :

  • Demander au Syndic :
    • Quelle est la date de la dernière mise à jour du logiciel
    • Quel est le numéro de la version utilisée

Impayés de charges : frais « nécessaires »

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Attention aux frais dits « nécessaires » pour le recouvrement des charges de copropriété.

Le juge condamne le copropriétaire à rembourser les frais liés aux recouvrements à hauteur de ce qui est réellement « nécessaire ». Cela implique que les lettres de relance envoyées de façon excessives ou bien les frais pour « constitution de dossier » ne seront pas supportés par le copropriétaire défaillant après condamnation mais réimputés sur les charges du syndicat des copropriétaires.

L’article 10-1, qui détermine les frais pouvant être imputés au seul débiteur, prévoit in fine que le juge peut en décider autrement en considération de l’équité ou de la situation économique des parties au litige et donc imputer les frais normalement réservés au débiteur sur le compte de la copropriété.

 Cour d’appel de Versailles – ch. 04 sect. 02, 18 mars 2020 / n° 18/05037 :

« Ne relèvent donc pas des dispositions de l’article 10-1 précité, les frais de suivi de procédure, les honoraires du syndic pour transmission du dossier à l’huissier ou à l’avocat, pour ‘suivi du dossier contentieux’, qui font partie des frais d’administration courante entrant dans la mission de base de tout syndic et répartis entre tous les copropriétaires au prorata des tantièmes, les frais d’assignation en justice, qui feront l’objet des dépens de l’instance, les frais d’avocat qui sont arbitrés dans le cadre de l’article 700 du code de procédure civile, les relances postérieures à la délivrance de l’assignation. »

Mais : « Sont ainsi justifiées au titre des frais nécessaires les sommes suivantes : mise en demeure des 7 mars 2013, 16 janvier 2014, 11 septembre 2014, 22 novembre 2017, 19 juin 2018 pour un total de 250 euros.

Les autres frais doivent être rejetés (frais de recherche d’adresse, assignation, suivi de dossier). »

Ne sont également pas considérés comme « nécessaires » :

  • Les lettres de relance avant l’envoi de la mise en demeure ;
  • les honoraires du syndic pour l’envoi de lettre de  relance ;

Les frais nécessaires de recouvrement remboursables au syndicat des copropriétaires sont donc ceux qui sont exposés à partir de la première lettre de mise en demeure et qui n’entrent ni dans les dépens, ni dans les prévisions de l’article 700 du Code de Procédure Civile.

L’ARC préconise l’approbation en Assemblée Générale d’un protocole de recouvrement permettant de cadrer tous ces frais :

« PROTOCOLE DE RECOUVREMENT A METTRE EN PLACE PAR LE SYNDIC EN CAS DE CHARGES IMPAYEES (article 25, 25-1 le cas échéant) :

Afin d’éviter la détérioration de la trésorerie de l’immeuble, de prévenir l’endettement et de préparer toute éventualité en matière de recouvrement de créances, l’Assemblée Générale décide du protocole de recouvrement des impayés suivant :

Actions et recours :

  • A défaut de paiement dans les 20 jours suivant la date d’exigibilité, le syndic devra, si le débiteur ne s’est pas manifesté pour demander le bénéfice d’un plan d’étalement de la dette, adresser une lettre recommandée avec demande d’avis de réception de mise en demeure de payer au débiteur. Les intérêts de retard (art. 36 décret 17 mars 67) seront décomptés à partir de la première présentation de cette mise en demeure au profit du syndicat de copropriété. Conformément à l’article 10.1 de la loi du 10 juillet 1965, ces frais sont imputables aux seuls débiteurs.
  • A défaut de paiement dans les 30 jours suivant la date d’exigibilité, le syndic devra, si le débiteur ne s’est pas manifesté pour demander le bénéfice d’un plan d’étalement de la dette, adresser une relance simple dont le coût sera à la charge du copropriétaire débiteur.
  • 30 jours après envoi de la lettre recommandée avec demande d’avis de réception restée sans réponse (soit 50 jours suivant la date d’exigibilité), le syndic pourra délivrer au débiteur une lettre recommandée préalable à une prise d’hypothèque (dans le cas où le montant de la dette est supérieur à 3 000 €). Le recouvrement est effectué auprès du syndic et non de l’huissier. La totalité des frais de recouvrement et de procédure seront à la charge des débiteurs, sauf ceux qui auront demandé et obtenu du syndic, après avis du conseil syndical, le bénéfice d’un plan de remboursement après instruction d’un dossier justificatif.
  • Ce plan d’apurement, conclu sous la forme d’une transaction assortie d’un échéancier devra prévoir, pour être valable, la reconnaissance de la dette, l’imputation de toutes les sommes versées à la dette la plus ancienne, la prise en compte de l’arriéré, des charges courantes ainsi que des charges travaux votés et des avances spéciales prévues par l’article 18-6 de la loi du 10 juillet 65. L’échéancier aura une durée maximale de 24 mois. Au cas où le plan de remboursement ne serait pas retenu par le syndic au regard des pièces justificatives permettant d’en apprécier le sérieux ou que ce plan, retenu par le syndic, ne soit pas respecté, le syndic devra engager le recouvrement par voie judiciaire.
  • Les procédures de déclaration au greffe prévue par l’art. 843 du code de procédure civile, d’injonction de payer art. 1405 et suivant du même code et de l’art. 19-2 de la loi du 10 juillet 1965 pourront prioritairement être utilisées en fonction des dossiers.
  • Dans tous les cas, les pénalités éventuellement prévues par le règlement de copropriété au profit du syndicat de copropriété, non remboursables, sont dues   par le copropriétaire défaillant à compter de la date d’exigibilité.

Les dettes égales ou supérieures à un trimestre de charges courantes devront faire l’objet, par le syndic, d’une justification écrite de ces diligences. 

Les dettes égales ou supérieures à 4000 € (niveau à partir duquel la décision de vente judiciaire ne semble plus abusive) devront, de surcroît, faire l’objet, par le syndic, d’une proposition d’évaluation des sommes qu’il est nécessaire de provisionner et qui correspondent aux sommes qui sont estimées définitivement perdues ainsi que d’un projet de résolution pour procéder à la vente judiciaire du lot, conformément à l’art. 4 du décret comptable du 14 mars 2005 et 10 de l’arrêté comptable.

Après en avoir délibéré, l’Assemblée Générale adopte l’ensemble des points du protocole de recouvrement ci-dessus présentés et donne mandat au syndic pour sa mise en œuvre. Le texte de la transaction et le plan d’apurement devront être visés par le Conseil syndical. »

Le procès verbal d’une assemblée générale

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Le procès-verbal d’une Assemblée Générale, relève d’un formalisme précis :

– Il se décompose généralement en trois parties :

                   – La constitution de l’Assemblée Générale

                   – Le compte-rendu des votes des résolutions et les signatures des membres du bureau de l’assemblée générale

                   – Les annexes au procès-verbal

 

1 – La constitution de l’Assemblée Générale, elle comprend :

                   – Le rappel de la date et de l’heure, ainsi que du lieu de tenue de l’Assemblée Générale

                   – L’état de l’Assemblée avant le premier vote

                                       – Ce texte indique à partir de la feuille de présence et de l’enregistrement des participants :

                                                           – le nombre de copropriétaires présents

                                                           – le nombre de copropriétaires représentés

                                                           – le nombre de copropriétaires présents et représentés

                                                           – le nombre de copropriétaires absents

                                        – La liste nominative des copropriétaires présents avec leurs nombres de voix respectives

                                        – La liste nominative des copropriétaires représentés avec leurs nombres de voix respectives

                                          et les nom des mandataires

                                        – les heures d’enregistrement des arrivées et des départs des copropriétaires

2 – Le compte-rendu des votes des résolutions :

                     – le texte comporte :

                                       – Le numéro, le titre de la résolution et la règle de majorité

                                       – Le texte de la résolution

                                       – Le résultat du vote

                                                           – le nombre de copropriétaires

                                                           –  le nombre de copropriétaires présents

                                                           – le nombre de copropriétaires votants

                                                           – la base de tantièmes du vote

                                                           – la liste des copropriétaires  » abstentionnistes  » avec leurs nombres de voix respectives

                                                           – le nombre de copropriétaires  » pour  »                                                          

                                                           – la liste des copropriétaires  » contre » avec leurs nombres de voix respectives

                                       – Le texte de la décision

                                       – Éventuellement :

                                                           – le texte de loi associé à la résolution

                                                           – les réserves formulées par les opposants et les abstentionnistes

                                       – L’heure de clôture de l’Assemblée Générale

                                       –  Les signatures des membres du bureau de l’assemblée générale

 

3 – Les annexes du procès-verbal :

                        – La feuille de présence constitue une annexe du procès-verbal

                        – Les pouvoirs ou mandats de représentation constituent des annexes du procès-verbal

4 – Signature  du procès-verbal :

                        – Le procès-verbal doit être établi au fur et à mesure de l’Assemblée Générale et signé en fin d’Assemblée

                        – Dans le cas d’impossibilité de signature, en l’absence d’imprimante, il est indispensable de prendre une copie

                          au format ( .pdf ) sur une clé USB pour le Président de séance.

5 – Registre :

                        – Le procès-verbal et ses annexes doivent être conservés dans un registre des procès-verbaux

Ramonage et entretien des systèmes de combustion

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Chaque département dispose d’un Règlement Sanitaire Départemental (RSD) rédigé par l’autorité préfectorale, en application de l’article 1 du Code de la santé publique . Ce Règlement est conforme à un règlement type (RSDT) initialement établi en 1963, revu et mis à jour par la circulaire du 9 août 1978. 

Même si la plupart des règlement départementaux reproduisent intégralement les dispositions du règlement type, il convient de se reporter au règlement de son département afin de s’assurer de son contenu dans le souci d’un respect strict des règles qu’il contient.

Les dispositions édictées par ces textes sont toutes guidées par des soucis de sécurité et d’efficacité. Elles concernent notamment les locaux d’habitation et pour ce qui nous occupe la maintenance des conduits de fumée et les dispositions de sécurité relatives aux appareils de combustion.

Le ramonage, qu’est-ce que c’est ?

C’est un opération de nettoyage qui consiste en l’élimination des dépôts accumulés dans le conduit d’une cheminée (suie, goudron, résine ….), ou dans le conduit de fumée d’une chaudière. Ce nettoyage périodique est indispensable à l’entretien  des équipements, il limite leur encrassement, il réduit la consommation de combustible, améliore la qualité de chauffe, et diminue la pollution.  En ce qui concerne les chaudières, le ramonage qualifié aussi « entretien »  limite les risques de panne et assure une plus grande longévité du matériel. 

Le ramonage est en outre une obligation légale dictée par des raisons de sécurité et donc susceptible d’être sanctionnée en cas de non respect.

Le RSDT stipule qu’une cheminée doit être ramonée 2 fois par an, une fois pendant la période d’utilisation, une fois avant ou après la période d’utilisation hivernale. Certains RDS réduisent cette obligation à un seul ramonage annuel. D’où l’intérêt de consulter le règlement de son département (joints ci-dessous pour nos adhérents) pour connaitre exactement le contenu de ses obligations en la matière. Quant au ramonage de la chaudière il comprend la vérification de l’appareil, son nettoyage et son réglage 

Qui peut réaliser le ramonage ? 

Le ramonage peut-être effectué par un particulier ou par un spécialiste. Toutefois le ramonage réalisé par un particulier risque de ne pas être reconnu comme valable soit par la mairie de la commune lors de la réalisation d’un contrôle, soit par votre assurance qui, en cas de sinistre (incendie ou intoxication au monoxyde de carbone) et pour l’indemniser vous demandera de produire les « certificats de ramonage » établis par l’entreprise prestataire à l’issue de son passage. Il est donc recommandé 

  • de consulter son contrat d’assurance pour vérifier quelles sont les conditions de la prise en charge de ces sinistres lorsqu’ils surviennent
  • de préférer une intervention professionnelle par un ramoneur certifié (c’est-à-dire qualifié Qualibat)  à celle d‘un particulier pour éviter des déconvenues en cas de problème
  • d’exiger du ramoneur la délivrance d’un « certificat de ramonage » en bonne et due forme attestant de son passage.

Qui doit prendre l’initiative du ramonage ? 

Qu’il s’agisse du ramonage des conduits de cheminée ou de celui des chaudières le ramonage est de la responsabilité du syndic pour les conduits et équipements (chaudière) collectifs, et de celle de l’occupant pour les conduits et équipements individuels. 

En cas de location c’est donc au locataire du logement de faire effectuer le ramonage des conduits de l’appartement loué. 

En ce qui concerne le ramonage et l’entretien des chaudières ils sont normalement détaillés dans le contrat de maintenance. Pour les chaufferies collectives tous les points relatifs à l’entretien du système et des appareils de chauffage doivent être explicités dans le contrat d’exploitation de chauffage P2. 

Combien ça coûte ? 

Pour ce qui concerne le conduit de cheminée, le prix  de son ramonage peut varier en fonction du  niveau d’encrassement. Il se situe en principe entre 40 et 100 € (main-d’oeuvre et déplacement compris).

Le prix d’entretien d’une chaudière peut varier du simple au double selon le type d’appareil. Les tarifs (hors contrat d’exploitation de chauffage P2) varient entre 80 et 160 €.

En cas de contrôle, le fait de ne pas respecter la réglementation, ou de ne pouvoir rapporter la preuve que celle-ci a bien été respectée  (impossibilité de produire les certificats de ramonage) expose au paiement d’une amende forfaitaire de 450€.

Enfin, dans l’hypothèse où le locataire n’entretiendrait pas les équipements de chauffage de l’appartement loué, le propriétaire pourra retenir le montant évalué des travaux d’entretien qui auraient dû être faits sur le dépôt de garantie.