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Les assemblées générales en 2021 – Nouvelle prolongation

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LOI n° 2021-689 du 31 mai 2021 relative à la gestion de la sortie de crise sanitaire

Ces mesures mises en place depuis le 1er juin 2020 devaient prendre fin le 30 Juin 2021. Compte-tenu de l’évolution de la crise sanitaire, cette nouvelle ordonnance prolonge ces dispositions.

Elles peuvent se tenir par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant l’identification des copropriétaires et par vote par correspondance jusqu’au 30 Septembre  2021.

Dans les cas où le recours à la visioconférence ou à l’audioconférence n’est pas possible, les décisions du syndic peuvent être prises au seul moyen du vote par correspondance.

Un modèle de formulaire de vote par correspondance a été publié le 3 juillet 2020.

Par ailleurs, le mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote de copropriétaires si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n’excède pas 15 % des voix du syndicat des copropriétaires (au lieu de 10 %).

Commentaires :

– Cette date du 1er Juillet 2021, signifie que pour la plupart des copropriétés qui ont un exercice correspondant à l’année civile, les assemblées générales feront l’objet d’un vote par correspondance

– Ce mode de vote par correspondance empêche les débats tenus lors d’une Assemblée générale tenue en présentiel

Il faut rappeler que cela n’exonère pas le Syndic de :

Article 9 du Décret du 17 mars 1967:

               – Sans que cette formalité soit prescrite à peine nullité de l’assemblée générale, le syndic indique, par voie d’affichage, aux  copropriétaires, la date de la prochaine assemblée générale et la possibilité qui leur est offerte de solliciter l’inscription d’une ou plusieurs questions à l’ordre du jour. L’affichage, qui reproduit les dispositions de l’article 10, est réalisé dans un délai raisonnable permettant aux copropriétaires de faire inscrire leurs questions à l’ordre du jour.

Article 26 du Décret du 17 mars 1967:

                – Préparer l’ordre du jour en concertation avec le Conseil Syndical

Ordonnance 2020-304 du 25 mars 2020:

                – En revanche, si les décisions ne sont prises qu’au seul moyen du vote par correspondance, le président du conseil syndical, ou à défaut, l’un de ses membres, ou en leur absence, l’un des copropriétaires votant désigné par le syndic, assurera les missions qui incombent au président de séance (il certifiera donc exacte la feuille de présence et signera le procès-verbal ; Ord. n° 2020-304, 25 mars 2020, art. 22-3, 4°, créé par Ord. n° 2020-595, 20 mai 2020, art. 13, 3°).

Formulaire de vote par correspondance:

Le Conseil Syndical doit veiller à la rédaction du formulaire de vote par correspondance et aux règles de vote du logiciel utilisé :

  • En cas d’élection du Conseil Syndical, les candidatures nominatives des membres du Conseil Syndical sont-elles mentionnées ?
  • En cas d’élection du Syndic, les candidatures nominatives des Syndics sont-elles mentionnées ?
  • En cas de travaux, les candidatures nominatives des Entreprises sont-elles mentionnées ?
  • La liste des résolutions figurants sur le formulaire permet-elle pour les résolutions relevant des règles de majorité aux articles 25 et 26, de voter aux premier et deuxième tour ? :
    • Election du Syndic
    • Election des membres du Conseil Syndical
    • Vote de travaux
    • ….
  • Pour les résolutions avec vote pour un seul candidat, qu’est-il prévu en cas d’un deuxième tour,:
    • le vote du premier tour est-il reconduit à l’identique ?
    • le vote du deuxième tour devient -t-il  » abstention » ?

 

L’immatriculation des copropriétés

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La loi ALUR du 24 mars 2014 a créé l’obligation, pour toutes les copropriétés composées majoritairement de logements, d’être enregistrées dans un « Registre National des Copropriétés », et ce avant  le 31 décembre 2018.

Pour chaque copropriété immatriculée les informations recueillies sont les suivantes :

  • identité ( nom, adresse, nombre de bâtiments et de lots, date de construction),
  • gouvernance (syndic professionnel ou non professionnel),
  • finances,
  • bâti (caractéristiques essentielles)
  • éventuelles procédures judiciaires ou administratives en cours.

Ce registre est tenu par l’Anah  (Agence nationale de l’habitat)

L’immatriculation est réalisée par le syndic qu’il soit ou non professionnel. Cette immatriculation est gratuite mais donne lieu à la perception d’honoraires spécifiques au profit du syndic professionnel. Les informations enregistrées doivent être mises à jour chaque année. Cette mise à jour ne génère aucun frais supplémentaire, elle  est incluse dans le forfait de gestion du syndic

L’immatriculation donne lieu à la délivrance d’un numéro qui est indispensable pour :

  • Demander des subventions publiques.
  • Vendre un ou plusieurs lots dans la copropriété. Le numéro d’immatriculation doit être mentionné dans l’acte notarié. Si la copropriété n’a pas été immatriculée au moment de la vente, le notaire chargé d’établir l’acte procèdera d’office à son immatriculation. Les frais engagés par le notaire sont à la charge du syndic défaillant ou, si le syndic est bénévole, de la copropriété.

Qu’en est-il aujourd’hui ?

L’agenda imaginé par la loi était très progressif puisqu’il échelonnait l’obligation sur 3 années en fonction de l’importance de la copropriété. Malgré ce, nombre de copropriétés ne sont toujours pas immatriculées. Une étude récente  révèle qu’en 2021 seules 6 copropriétés sur 10 sont enregistrées. La faute est imputable aux syndics. La question est fondamentale car les subventions diverses allouées par l’état notamment pour la rénovation énergétique sont conditionnées à l’immatriculation.

Face à la carence des professionnels de la gestion immobilière la ministre du logement, Emmanuelle Wargon a récemment rappelé que l’Anah « peut prononcer une astreinte administrative à l’encontre des syndics qui ne satisfont pas à leurs obligations déclaratives ». En effet si après une mise en demeure, le syndic ne procède pas а l’immatriculation de la copropriété sous un mois, il risque de voir prononcer à son encontre une astreinte de 20 € par lot et par semaine de retard.

Le montant de l’astreinte ne peut pas être facturé par le syndic aux copropriétaires sauf dans le cas où le syndic est bénévole

La recommandation de l’ARC :

Il est impératif pour les copropriétaires de vérifier si leur immeuble est bien immatriculé, en renseignant leur adresse sur le registre des copropriétés du site de l’Anah et dans la négative d’adresser une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception au syndic (c. constr. et hab., art. L.711-6).

Enfin rappelons que la dernière fiche synthétique doit être consultable sur l’extranet de la copropriété conformément au décret N°2019-502 du 23/05/2019, devenu l’article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965

Syndics de copropriété : les A.G peuvent se tenir à distance jusqu’au 1er juillet 2021

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Publié le 11 février 2021 – Direction de l’information légale et administrative (Premier ministre)

Illustration 1

Visioconférence, vote par correspondance, augmentation du nombre de voix portées par un mandataire… En raison de l’évolution de l’épidémie de Covid-19, une ordonnance parue au Journal Officiel le 11 février 2021 prolonge les dispositions permettant la tenue d’assemblées générales de copropriété à distance jusqu’à l’expiration d’un mois après la fin de l’état d’urgence sanitaire. Ces dispositions avaient initialement été prolongées jusqu’au 1er avril 2021.

Ces mesures mises en place depuis le 1er juin 2020 devaient prendre fin le 1er avril 2021. Compte-tenu de l’évolution de la crise sanitaire, cette nouvelle ordonnance prolonge ces dispositions.

Les assemblées générales ne peuvent pas se tenir en présentiel en raison des interdictions de regroupements. Elles peuvent se tenir par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant l’identification des copropriétaires et par vote par correspondance jusqu’à l’expiration d’un mois après la fin de l’état d’urgence sanitaire, c’est-à-dire, jusqu’au 1er juillet 2021. Dans les cas où le recours à la visioconférence ou à l’audioconférence n’est pas possible, les décisions du syndic peuvent être prises au seul moyen du vote par correspondance. Un modèle de formulaire de vote par correspondance a été publié le 3 juillet 2020. Par ailleurs, le mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote de copropriétaires si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n’excède pas 15 % des voix du syndicat des copropriétaires (au lieu de 10 %).

les informations qui doivent figurer sur le formulaire de vote par correspondance

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L’article 17-1 AA de la loi du 10 juillet 1965 modifié par l’ordonnance du 30 octobre 2019 a introduit la possibilité de voter par correspondance. Ce formulaire a été défini par l’arrêté du 2 juillet 2020.

Bien que sa conception ait duré plusieurs mois, nécessitant différentes réunions au sein du CNTGI (Conseil National de la Transaction de la Gestion Immobilière), on constate qu’il reste encore de nombreuses difficultés pour exploiter ce document, entrainant un manque d’intelligibilité pour le compléter.

Le principe est dicté par l’arrêté du 2 juillet 2020, en indiquant dans son article premier que le formulaire « peut être adapté et complété sans qu’aucune des mentions du modèle ne puisse être supprimée ».

Un concept à lui tout seul, qu’il faut déjà comprendre d’autant plus que les syndics ont déjà défini leur propre « religion ».

Indiquons les éléments qui doivent être impérativement complétés, sans possibilité d’aménagement.

I. Les éléments obligatoires à renseigner

Plusieurs éléments doivent impérativement être complétés par le syndic sur le formulaire de vote envoyé aux copropriétaires.

Il y a bien entendu les données de base, telles que la date, l’adresse et l’heure à laquelle se tient l’assemblée générale.

Ces informations sont importantes, même dans le cas où l’assemblée générale se tient uniquement par correspondance (mesure exceptionnelle prévue par l’ordonnance du 20 mai 2020 et ce jusqu’au 1er avril 2021).

En effet, c’est à partir de la date arrêtée pour l’assemblée générale que se calcule le délai  des trois jours francs à partir desquels le syndic ne peut plus prendre en compte le formulaire de vote.

D’ailleurs, sur celui-ci il doit indiquer de manière claire la date limite de réception afin d’éviter toute ambiguïté sur le décompte des jours francs.

Enfin sur ce document doit figurer le nom de la personne organisatrice de l’assemblée générale qui doit recevoir les formulaires, ainsi que son adresse postale et son adresse électronique.

Il est intéressant de relever que sur ce formulaire est prévu différentes hypothèses, impliquant qu’en fonction des cas il peut être réceptionné par le syndic, président du conseil syndical, copropriétaire habilité judiciairement…

II. Les éléments qui peuvent être adaptés

Il faut le reconnaitre, les champs figurant sur le formulaire posent problème.

Les pouvoirs publics ont prévu deux colonnes spécifiques qui doivent être remplies par l’organisateur de l’assemblée générale qui est d’une part « L’IDENTIFICATION DE L’OBJET », et d’autre part « LA QUESTION » qui doit ensuite permettre aux copropriétaires de se prononcer soit « pour », « contre » ou « abstention ».

Nombreux s’interrogent sur l’objet de ces deux colonnes.

Pour comprendre la logique des pouvoirs publics, il faut partir du postulat  qu’un thème peut prévoir plusieurs questions et qu’une question peut prévoir plusieurs propositions de résolution.

Prenons un exemple, le vote de la réalisation des travaux implique de se prononcer sur le choix de l’entreprise, les honoraires du syndic, et peut-être même la souscription d’une assurance dommages ouvrage.

Pour faire face à ces votes, les pouvoirs publics ont souhaité que dans un premier temps soit identifié l’objet de la thématique, puis les différentes questions afférentes à traiter.

Si on reprend l’exemple précédent, on peut supposer que sur la colonne identification de l’objet est indiqué : « travaux de ravalement », puis dans les différentes questions distinctes qui traitent du « choix de la société » puis des « honoraires du syndic » et une autre question sur la souscription d’une assurance dommages ouvrage.

Par ailleurs, dans l’hypothèse où dans l’ordre du jour sont présentées plusieurs propositions de contrat, par exemple en matière de mise en concurrence des contrats de syndic.

Sur l’identification de l’objet on retrouvera le libellé de la question : nomination du syndic, puis dans les questions figureront les différentes propositions de contrat.

Bien que ce formulaire soit réglementé, de nombreux syndics s’y affranchissent afin d’éviter de se retrouver avec un document « usine à gaz » qui serait en définitive inexploitable pour le syndic et incompréhensible pour les copropriétaires.

Ceci étant dit, les formulaires tels que conçus par les syndics posent souvent des problèmes de compréhension, entrainant les mêmes effets, voire plus pervers.

À suivre donc de très près.

Les emprunts collectifs en copropriété

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L’état s’est désormais résolument engagé sur les problématiques de réhabilitation de l’habitat ancien et de rénovation énergétique avec la création de différentes primes et subventions (voir notre article « MaprimeRénov’») pour encourager et soutenir ces travaux. Toutefois, qu’il s’agisse de réhabilitation ou de rénovation énergétique, les travaux sont souvent très importants et exigent  des investissements considérables. Les subventions et les primes quelles qu’elles soient ne couvrent jamais intégralement les frais en question d’où la nécessité de s’interroger sur la possibilité offerte aux copropriétés de contracter un emprunt. La  loi 10 juillet 1965, art. 26-4 à 26-8 règlemente la question des emprunts collectifs en copropriété. 

Les caractéristiques de l’emprunt collectif en copropriété :

L’emprunt est collectif ce qui signifie qu’il est souscrit  au nom du syndicat des copropriétaires. Il est contracté  par le syndic mandataire du syndicat.

Toutefois l’emprunt ne concerne pas obligatoirement tous les copropriétaires. Seuls certains d’entr’eux peuvent décider d’y recourir.

Les travaux concernés :

Les travaux éligibles à la souscription d’un emprunt collectif sont les suivants :

  • Les travaux concernant les parties communes
  • Les travaux concernant les parties privatives réalisés dans l’intérêt collectif (par exemple le remplacement des menuiseries pour réaliser des économies d’énergie…).
  • L’acquisition de biens conforme à l’objet du syndicat
  • Le préfinancement de subventions ou de primes publiques. En effet les sommes allouées dans le cadre de ces subventions et primes ne sont débloquées au profit de la copropriété que sur présentation des factures acquittées. L’emprunt fait à ce titre permettra d’acquitter les factures au fur et à mesure de la réalisation des travaux  dans l’attente du versement de la subvention. Celle-ci lorsqu’elle adviendra permettra de rembourser l’emprunt.

La procédure à suivre :

  • L’emprunt étant collectif la décision d’y recourir relève d’une décision collective, c’est dire que cette décision doit être prise lors d’une Assemblée Générale (AG).
  • Le projet de prêt doit être joint à la convocation de l’AG au cours de laquelle seront également votés les travaux à entreprendre. Les  conditions générales et particulières du projet de contrat de prêt doivent être jointes à l’ordre du jour de cette AG ainsi que que l’engagement de caution dans les cas où il est obligatoire (cf. infra)
  • Les copropriétaires qui souhaitent bénéficier de l’emprunt devront, dans les 2 mois qui suivent la notification du procès-verbal de l’AG, notifier leur décision au syndic par tous moyens et préciser le montant qu’ils envisagent de solliciter dans la limite de leur quote-part des dépenses.

Les majorités requises :

Qu’il soit sollicité

  • au bénéfice du syndicat des copropriétaires pour préfinancer les subventions qui lui ont été accordées,
  • ou simplement au bénéfice de quelques uns des copropriétaires qui en ont fait la demande

l’emprunt est voté à la même majorité que les travaux considérés

Dans tous les autres cas non prévus par la loi, la décision de recourir à un emprunt collectif doit faire l’objet d’un vote à l’unanimité des copropriétaires

La souscription de l’emprunt et les garanties :

La signature du prêt est faite par le syndic au nom du syndicat. Elle intervient après l’écoulement du délai de recours de 2 mois à partir de la notification aux copropriétaires du procès-verbal de l’AG

Le contrat de prêt doit être en tous points conforme au projet tel que présenté à l’AG.

Dans l’hypothèse où l’emprunt est souscrit pour la réalisation de travaux ou pour l’acquisition de biens conforme à l’objet de la copropriété, le syndicat des copropriétaires doit être obligatoirement garanti par une caution solidaire, c’est à dire par un tiers  (entreprise d’assurance  spécialement agréée, établissement de crédit, société de financement, Trésor Public, Banque de France, Caisse des Dépôts et consignations, La Poste ) qui s’engage par acte écrit pour prévenir les impayés de remboursement du prêt des copropriétaires.

Remboursement :

Seuls les bénéficiaires du prêt sont tenus de rembourser ce sont soit le syndicat des copropriétaires en son entier (préfinancement de subventions publiques), soit les quelques copropriétaires qui ont souhaité en bénéficier (travaux…)

Le remboursement concerne le montant de la partie de l’emprunt sollicitée, les intérêts et les honoraires.

En cas de défaillance de remboursement de la part d’un copropriétaire le syndic lui adressera une mise en demeure. En cas d’échec de cette mise en demeure, et à l’expiration d’un délai de 30 jours, le syndic peut appeler la caution à rembourser les impayés du copropriétaire concerné.

La caution pourra ensuite se retourner contre le copropriétaire défaillant pour obtenir le remboursement du paiement.

Mutation :

En cas de mutation entre vifs (vente ou donation), les sommes restant dues (prêt, intérêts et honoraires accessoires) par le copropriétaire vendeur, bénéficiaire de l’emprunt sont immédiatement exigibles. L’obligation de remboursement peut cependant être transmise au nouveau copropriétaire si le prêteur et la caution en sont d’accord, à charge pour le notaire qui enregistre la vente d’en informer le syndic.