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Vote par correspondance

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Le Vote par correspondance aux Assemblées Générales

Il prend effet à compter du 1er Juin 2020

Préambules:

Vote par correspondance – Visioconférence :

Les textes de couleur rouge seront ajoutés et les textes barrés seront supprimés le 01 Juin 2020

Article 17-1 A de la Loi du 10 Juillet 1965

  • Les copropriétaires peuvent participer à l’assemblée générale par présence physique, par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification.
  • Les copropriétaires peuvent, par ailleurs, voter par correspondance avant la tenue de l’assemblée générale, au moyen d’un formulaire. Les formulaires ne donnant aucun sens précis de vote ou exprimant une abstention sont considérés comme des votes défavorables. Sont également considérés comme défavorables les votes par correspondance portant sur des résolutions qui, à l’issue des débats en assemblée générale, ont évolué de manière substantielle.
  • Les conditions d’identification des copropriétaires usant de moyens de communication électronique pour participer à l’assemblée générale, les mentions du formulaire de vote par correspondance et ses modalités de remise au syndic sont définies par décret en Conseil d’Etat.
  • « Les copropriétaires peuvent, par ailleurs, voter par correspondance avant la tenue de l’assemblée générale, au moyen d’un formulaire établi conformément à un modèle fixé par arrêté. Si la résolution objet du vote par correspondance est amendée en cours d’assemblée générale, le votant par correspondance ayant voté favorablement est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution.
  •  Les conditions d’identification des copropriétaires usant de moyens de communication électronique pour participer à l’assemblée générale et les modalités de remise au syndic du formulaire de vote par correspondance sont définies par décret en Conseil d’Etat. »

Commentaires :

– A ce jour :

               – l’arrêté sur le modèle du formulaire n’est pas publié

               – le décret sur l’identification des copropriétaires n’est pas publié

Ordre du jour de l’Assemblée générale :

 

Le Vote par Correspondance

1 – Convocation et pouvoir de représentation – Quelles précautions sont à prendre :

  • Le Syndic informe-t-il les Copropriétaires des nouvelles règles en vigueur :
    • Vote par correspondance
    • Pouvoirs avec votes exprimés par le Copropriétaire
    • Déclaration des candidatures de :
      • candidats aux postes de Président, Secrétaire et Scrutateurs
      • candidats au poste de Syndic, si élection prévue
      • candidats au poste de Membre du Conseil Syndical, si élection prévue
      • entreprises candidates à des contrats ou des travaux
      • vote par visioconférence
      • règle des 15% de détention des pouvoirs
  • Les candidatures nominatives du ou des :
    • Président de séance
    • Secrétaire de séance
    • Scrutateurs       
    sont-elles mentionnées ?
  • Les candidatures nominatives des membres du Conseil Syndical sont-elles mentionnées ?
  • En cas d’élection du Syndic, les candidatures nominatives des Syndics sont-elles mentionnées ?
  • En cas de travaux, les candidatures nominatives des Entreprises sont-elles mentionnées ?
  • La liste des résolutions figurants sur le pouvoir permet-elle pour les résolutions relevant des règles de majorité aux articles 25 et 26, de voter aux premier et deuxième tour ? :
    • Election du Syndic
    • Election des membres du Conseil Syndical
    • Vote de travaux
    • ….
  • Si la liste des résolutions prévoit un vote unique pour chaque résolution, en cas d’un deuxième tour,:
    • le vote au premier tour est-il reconduit à l’identique ?
    • le vote du deuxième tour devient -t-il  » abstention » ?

2 – Feuille de présence – Quelles précautions sont à prendre :

  • Le Président de séance doit vérifier que la feuille de présence comporte l’enregistrement des copropriétaires qui votent par correspondance 
  • Ainsi que ceux des Copropriétaires qui assistent à l’Assemblée générale par visioconférence

3 – Démarrage de l’Assemblée Générale – Quelles précautions sont à prendre :

  • Le Président de séance et le Scrutateur doivent vérifier les documents de vote par correspondance envoyés par les Copropriétaires :
    • Ont-ils été enregistrés avant l’AG ,
    • Seront-ils enregistrés pendant l’AG, à chaque résolution
  • Le Président de séance et le Scrutateur doivent vérifier les pouvoirs reçus et distribués par le Syndic au président du Conseil Syndical
  • Le Président de séance et le Scrutateur doivent vérifier les pouvoirs reçus par des Copropriétaires
  • Le Président de séance et le Scrutateur doivent s’assurer que le nombre de pouvoirs attribuer à des Copropriétaires présents respecte la règle des 15%
  • Si un Copropriétaire qui a voté par correspondance se présente :
    • Ses votes par correspondance sont-ils annulés ?
    • Peut-il voter pendant l’assemblée générale ?

4 – Votes des résolutions – Quelles précautions sont à prendre :

  • Le Président de séance doit dérouler l’ordre du jour et mener les débats en veillant au respect d’attribution de la parole
  • Le Scrutateur doit vérifier l’enregistrement des votes et vérifier la prise en compte des votes par correspondance et par visioconférence
  • Le Scrutateur doit vérifier la prise en compte des votes par correspondance lors du vote d’une résolution avec 2eme tour
  • Le Scrutateur doit enregistrer les arrivées et les départs en notant s’ils se situent avant ou pendant le vote d’une résolution

5 – Edition du procès-verbal – Quelles précautions sont à prendre :

  • Il est indispensable que le Président de séance prenne une copie du Procès-verbal :
    • soit sous forme de fichier ( .pdf ) sur une clé USB
    • soit avec un téléphone portable ( image ou transfert de fichier )

6 – Vérification du procès-verbal – Quelles précautions sont à prendre :

  • Une vérification est à faire sur :
    • le nombre des voix détenues par les Copropriétaires présents à l’Assemblée générale en contre-partie des pouvoirs reçus
    • l’enregistrement des arrivées et départs pendant le vote des résolutions
    • l’enregistrement des votes par correspondance lors de votes à deux tours

7 – Logiciel – Quelles précautions sont à prendre :

  • Demander au Syndic :
    • Quelle est la date de la dernière mise à jour du logiciel
    • Quel est le numéro de la version utilisée

Impayés de charges : frais « nécessaires »

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Attention aux frais dits « nécessaires » pour le recouvrement des charges de copropriété.

Le juge condamne le copropriétaire à rembourser les frais liés aux recouvrements à hauteur de ce qui est réellement « nécessaire ». Cela implique que les lettres de relance envoyées de façon excessives ou bien les frais pour « constitution de dossier » ne seront pas supportés par le copropriétaire défaillant après condamnation mais réimputés sur les charges du syndicat des copropriétaires.

L’article 10-1, qui détermine les frais pouvant être imputés au seul débiteur, prévoit in fine que le juge peut en décider autrement en considération de l’équité ou de la situation économique des parties au litige et donc imputer les frais normalement réservés au débiteur sur le compte de la copropriété.

 Cour d’appel de Versailles – ch. 04 sect. 02, 18 mars 2020 / n° 18/05037 :

« Ne relèvent donc pas des dispositions de l’article 10-1 précité, les frais de suivi de procédure, les honoraires du syndic pour transmission du dossier à l’huissier ou à l’avocat, pour ‘suivi du dossier contentieux’, qui font partie des frais d’administration courante entrant dans la mission de base de tout syndic et répartis entre tous les copropriétaires au prorata des tantièmes, les frais d’assignation en justice, qui feront l’objet des dépens de l’instance, les frais d’avocat qui sont arbitrés dans le cadre de l’article 700 du code de procédure civile, les relances postérieures à la délivrance de l’assignation. »

Mais : « Sont ainsi justifiées au titre des frais nécessaires les sommes suivantes : mise en demeure des 7 mars 2013, 16 janvier 2014, 11 septembre 2014, 22 novembre 2017, 19 juin 2018 pour un total de 250 euros.

Les autres frais doivent être rejetés (frais de recherche d’adresse, assignation, suivi de dossier). »

Ne sont également pas considérés comme « nécessaires » :

  • Les lettres de relance avant l’envoi de la mise en demeure ;
  • les honoraires du syndic pour l’envoi de lettre de  relance ;

Les frais nécessaires de recouvrement remboursables au syndicat des copropriétaires sont donc ceux qui sont exposés à partir de la première lettre de mise en demeure et qui n’entrent ni dans les dépens, ni dans les prévisions de l’article 700 du Code de Procédure Civile.

L’ARC préconise l’approbation en Assemblée Générale d’un protocole de recouvrement permettant de cadrer tous ces frais :

« PROTOCOLE DE RECOUVREMENT A METTRE EN PLACE PAR LE SYNDIC EN CAS DE CHARGES IMPAYEES (article 25, 25-1 le cas échéant) :

Afin d’éviter la détérioration de la trésorerie de l’immeuble, de prévenir l’endettement et de préparer toute éventualité en matière de recouvrement de créances, l’Assemblée Générale décide du protocole de recouvrement des impayés suivant :

Actions et recours :

  • A défaut de paiement dans les 20 jours suivant la date d’exigibilité, le syndic devra, si le débiteur ne s’est pas manifesté pour demander le bénéfice d’un plan d’étalement de la dette, adresser une lettre recommandée avec demande d’avis de réception de mise en demeure de payer au débiteur. Les intérêts de retard (art. 36 décret 17 mars 67) seront décomptés à partir de la première présentation de cette mise en demeure au profit du syndicat de copropriété. Conformément à l’article 10.1 de la loi du 10 juillet 1965, ces frais sont imputables aux seuls débiteurs.
  • A défaut de paiement dans les 30 jours suivant la date d’exigibilité, le syndic devra, si le débiteur ne s’est pas manifesté pour demander le bénéfice d’un plan d’étalement de la dette, adresser une relance simple dont le coût sera à la charge du copropriétaire débiteur.
  • 30 jours après envoi de la lettre recommandée avec demande d’avis de réception restée sans réponse (soit 50 jours suivant la date d’exigibilité), le syndic pourra délivrer au débiteur une lettre recommandée préalable à une prise d’hypothèque (dans le cas où le montant de la dette est supérieur à 3 000 €). Le recouvrement est effectué auprès du syndic et non de l’huissier. La totalité des frais de recouvrement et de procédure seront à la charge des débiteurs, sauf ceux qui auront demandé et obtenu du syndic, après avis du conseil syndical, le bénéfice d’un plan de remboursement après instruction d’un dossier justificatif.
  • Ce plan d’apurement, conclu sous la forme d’une transaction assortie d’un échéancier devra prévoir, pour être valable, la reconnaissance de la dette, l’imputation de toutes les sommes versées à la dette la plus ancienne, la prise en compte de l’arriéré, des charges courantes ainsi que des charges travaux votés et des avances spéciales prévues par l’article 18-6 de la loi du 10 juillet 65. L’échéancier aura une durée maximale de 24 mois. Au cas où le plan de remboursement ne serait pas retenu par le syndic au regard des pièces justificatives permettant d’en apprécier le sérieux ou que ce plan, retenu par le syndic, ne soit pas respecté, le syndic devra engager le recouvrement par voie judiciaire.
  • Les procédures de déclaration au greffe prévue par l’art. 843 du code de procédure civile, d’injonction de payer art. 1405 et suivant du même code et de l’art. 19-2 de la loi du 10 juillet 1965 pourront prioritairement être utilisées en fonction des dossiers.
  • Dans tous les cas, les pénalités éventuellement prévues par le règlement de copropriété au profit du syndicat de copropriété, non remboursables, sont dues   par le copropriétaire défaillant à compter de la date d’exigibilité.

Les dettes égales ou supérieures à un trimestre de charges courantes devront faire l’objet, par le syndic, d’une justification écrite de ces diligences. 

Les dettes égales ou supérieures à 4000 € (niveau à partir duquel la décision de vente judiciaire ne semble plus abusive) devront, de surcroît, faire l’objet, par le syndic, d’une proposition d’évaluation des sommes qu’il est nécessaire de provisionner et qui correspondent aux sommes qui sont estimées définitivement perdues ainsi que d’un projet de résolution pour procéder à la vente judiciaire du lot, conformément à l’art. 4 du décret comptable du 14 mars 2005 et 10 de l’arrêté comptable.

Après en avoir délibéré, l’Assemblée Générale adopte l’ensemble des points du protocole de recouvrement ci-dessus présentés et donne mandat au syndic pour sa mise en œuvre. Le texte de la transaction et le plan d’apurement devront être visés par le Conseil syndical. »

Le procès verbal d’une assemblée générale

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Le procès-verbal d’une Assemblée Générale, relève d’un formalisme précis :

– Il se décompose généralement en trois parties :

                   – La constitution de l’Assemblée Générale

                   – Le compte-rendu des votes des résolutions et les signatures des membres du bureau de l’assemblée générale

                   – Les annexes au procès-verbal

 

1 – La constitution de l’Assemblée Générale, elle comprend :

                   – Le rappel de la date et de l’heure, ainsi que du lieu de tenue de l’Assemblée Générale

                   – L’état de l’Assemblée avant le premier vote

                                       – Ce texte indique à partir de la feuille de présence et de l’enregistrement des participants :

                                                           – le nombre de copropriétaires présents

                                                           – le nombre de copropriétaires représentés

                                                           – le nombre de copropriétaires présents et représentés

                                                           – le nombre de copropriétaires absents

                                        – La liste nominative des copropriétaires présents avec leurs nombres de voix respectives

                                        – La liste nominative des copropriétaires représentés avec leurs nombres de voix respectives

                                          et les nom des mandataires

                                        – les heures d’enregistrement des arrivées et des départs des copropriétaires

2 – Le compte-rendu des votes des résolutions :

                     – le texte comporte :

                                       – Le numéro, le titre de la résolution et la règle de majorité

                                       – Le texte de la résolution

                                       – Le résultat du vote

                                                           – le nombre de copropriétaires

                                                           –  le nombre de copropriétaires présents

                                                           – le nombre de copropriétaires votants

                                                           – la base de tantièmes du vote

                                                           – la liste des copropriétaires  » abstentionnistes  » avec leurs nombres de voix respectives

                                                           – le nombre de copropriétaires  » pour  »                                                          

                                                           – la liste des copropriétaires  » contre » avec leurs nombres de voix respectives

                                       – Le texte de la décision

                                       – Éventuellement :

                                                           – le texte de loi associé à la résolution

                                                           – les réserves formulées par les opposants et les abstentionnistes

                                       – L’heure de clôture de l’Assemblée Générale

                                       –  Les signatures des membres du bureau de l’assemblée générale

 

3 – Les annexes du procès-verbal :

                        – La feuille de présence constitue une annexe du procès-verbal

                        – Les pouvoirs ou mandats de représentation constituent des annexes du procès-verbal

4 – Signature  du procès-verbal :

                        – Le procès-verbal doit être établi au fur et à mesure de l’Assemblée Générale et signé en fin d’Assemblée

                        – Dans le cas d’impossibilité de signature, en l’absence d’imprimante, il est indispensable de prendre une copie

                          au format ( .pdf ) sur une clé USB pour le Président de séance.

5 – Registre :

                        – Le procès-verbal et ses annexes doivent être conservés dans un registre des procès-verbaux

Ramonage et entretien des systèmes de combustion

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Chaque département dispose d’un Règlement Sanitaire Départemental (RSD) rédigé par l’autorité préfectorale, en application de l’article 1 du Code de la santé publique . Ce Règlement est conforme à un règlement type (RSDT) initialement établi en 1963, revu et mis à jour par la circulaire du 9 août 1978. 

Même si la plupart des règlement départementaux reproduisent intégralement les dispositions du règlement type, il convient de se reporter au règlement de son département afin de s’assurer de son contenu dans le souci d’un respect strict des règles qu’il contient.

Les dispositions édictées par ces textes sont toutes guidées par des soucis de sécurité et d’efficacité. Elles concernent notamment les locaux d’habitation et pour ce qui nous occupe la maintenance des conduits de fumée et les dispositions de sécurité relatives aux appareils de combustion.

Le ramonage, qu’est-ce que c’est ?

C’est un opération de nettoyage qui consiste en l’élimination des dépôts accumulés dans le conduit d’une cheminée (suie, goudron, résine ….), ou dans le conduit de fumée d’une chaudière. Ce nettoyage périodique est indispensable à l’entretien  des équipements, il limite leur encrassement, il réduit la consommation de combustible, améliore la qualité de chauffe, et diminue la pollution.  En ce qui concerne les chaudières, le ramonage qualifié aussi « entretien »  limite les risques de panne et assure une plus grande longévité du matériel. 

Le ramonage est en outre une obligation légale dictée par des raisons de sécurité et donc susceptible d’être sanctionnée en cas de non respect.

Le RSDT stipule qu’une cheminée doit être ramonée 2 fois par an, une fois pendant la période d’utilisation, une fois avant ou après la période d’utilisation hivernale. Certains RDS réduisent cette obligation à un seul ramonage annuel. D’où l’intérêt de consulter le règlement de son département (joints ci-dessous pour nos adhérents) pour connaitre exactement le contenu de ses obligations en la matière. Quant au ramonage de la chaudière il comprend la vérification de l’appareil, son nettoyage et son réglage 

Qui peut réaliser le ramonage ? 

Le ramonage peut-être effectué par un particulier ou par un spécialiste. Toutefois le ramonage réalisé par un particulier risque de ne pas être reconnu comme valable soit par la mairie de la commune lors de la réalisation d’un contrôle, soit par votre assurance qui, en cas de sinistre (incendie ou intoxication au monoxyde de carbone) et pour l’indemniser vous demandera de produire les « certificats de ramonage » établis par l’entreprise prestataire à l’issue de son passage. Il est donc recommandé 

  • de consulter son contrat d’assurance pour vérifier quelles sont les conditions de la prise en charge de ces sinistres lorsqu’ils surviennent
  • de préférer une intervention professionnelle par un ramoneur certifié (c’est-à-dire qualifié Qualibat)  à celle d‘un particulier pour éviter des déconvenues en cas de problème
  • d’exiger du ramoneur la délivrance d’un « certificat de ramonage » en bonne et due forme attestant de son passage.

Qui doit prendre l’initiative du ramonage ? 

Qu’il s’agisse du ramonage des conduits de cheminée ou de celui des chaudières le ramonage est de la responsabilité du syndic pour les conduits et équipements (chaudière) collectifs, et de celle de l’occupant pour les conduits et équipements individuels. 

En cas de location c’est donc au locataire du logement de faire effectuer le ramonage des conduits de l’appartement loué. 

En ce qui concerne le ramonage et l’entretien des chaudières ils sont normalement détaillés dans le contrat de maintenance. Pour les chaufferies collectives tous les points relatifs à l’entretien du système et des appareils de chauffage doivent être explicités dans le contrat d’exploitation de chauffage P2. 

Combien ça coûte ? 

Pour ce qui concerne le conduit de cheminée, le prix  de son ramonage peut varier en fonction du  niveau d’encrassement. Il se situe en principe entre 40 et 100 € (main-d’oeuvre et déplacement compris).

Le prix d’entretien d’une chaudière peut varier du simple au double selon le type d’appareil. Les tarifs (hors contrat d’exploitation de chauffage P2) varient entre 80 et 160 €.

En cas de contrôle, le fait de ne pas respecter la réglementation, ou de ne pouvoir rapporter la preuve que celle-ci a bien été respectée  (impossibilité de produire les certificats de ramonage) expose au paiement d’une amende forfaitaire de 450€.

Enfin, dans l’hypothèse où le locataire n’entretiendrait pas les équipements de chauffage de l’appartement loué, le propriétaire pourra retenir le montant évalué des travaux d’entretien qui auraient dû être faits sur le dépôt de garantie.

 

Contrat d’exploitation de chauffage

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Au sein d’une copropriété lorsque que le chauffage et la production d’eau chaude sont centralisés (ou assurés collectivement), il est indispensable que le syndicat des copropriétaires souscrive un « contrat d’exploitation de chauffage » afin d’assurer le maintien en fonctionnement de ces installations collectives.

Ce contrat est négocié auprès de spécialistes que sont les chauffagistes. Il comporte différentes clauses aussi variées que complexes qui rendent sa lecture malaisée et difficile, parfois même difficilement compréhensible pour le néophyte, fut-il de bonne volonté. Ces pages sont destinées à faciliter cette compréhension.

1 – Qui négocie puis assure le suivi du « contrat d’exploitation de chauffage » ? 

Chacun des acteurs de la copropriété détient un rôle particulier

  • le Syndic de copropriété :

Qu’il soit professionnel ou non, il a la charge de proposer aux autres acteurs de la copropriété les prestataires mis en concurrence pour assurer ce service. De plus, responsable de la conservation et de l’entretien de l’immeuble, il devra contrôler l’exécution du contrat d’exploitation une fois celui-ci signé, et en informer régulièrement la copropriété.

  • le Conseil syndical :

Instance de relais entre le syndicat des copropriétaires et le syndic, il devra analyser et débattre avec le syndic le contenu des contrats en concurrence ; une fois le contrat signé il devra communiquer aux copropriétaires les informations afférentes qui lui sont transmises par le syndic, et relayer auprès du syndic les attentes des copropriétaires ( niveau de température, problèmes divers observés dans l’installation.…)

  • le Syndicat des copropriétaires :

Bien qu’il n’ait pas de rôle direct dans la négociation, rappelons que c’est lui qui devra choisir le contrat lors de l’Assemblée générale en votant . Il a donc intérêt à s’informer précisément puis à suivre l’exécution du contrat en vue du renouvellement voire de la renégociation de certaines clauses de celui-ci.

2 – Comment choisir le contenu du contrat ?

Les prestataires proposent des projets de contrats susceptibles de renfermer quatre types de clauses :

  • P1 – Clause de fourniture d’énergie (ou de combustible)

C’est sans doute la plus compréhensible pour le copropriétaire.

Elle présente l’avantage de dégager la copropriété de la question de la fourniture d’énergie en se reposant sur le prestataire. Néanmoins la copropriété aura toujours intérêt à négocier directement avec le fournisseur d’énergie sur la base d’un contrat qu’il faudra suivre et faire évoluer en fonction de la situation du marché (tarifs régulés ou tarifs dérégulés)

– P2 – Clause de maintenance et de petit entretien des installations

C’est la clause de base de tout contrat d’exploitation de chauffage. Elle permet à la copropriété d’assurer le bon fonctionnement des installations (chauffage et fourniture d’eau chaude sanitaire). Son prix est toujours forfaitaire mais son contenu peut être très variable. Plusieurs points paraissent pourtant essentiels et devraient être exigés par les négociateurs du contrat :

    • la durée du contrat

D ‘après l’article L241-3 du code de l’énergie, la durée règlementaire maximale d’un contrat de d’exploitation est de

❖ 5 ans pour un contrat d’entretien et de maintenance P2,

❖ de 8 ans si le contrat intègre la fourniture d’énergie (P1+P2),

❖ enfin de 16 ans si le contrat inclut une clause de garantie totale de tout ou partie du matériel (P2+P3)

Toutefois on préfèrera un contrat de courte durée avec éventuellement une période de mise à l’essai .

Enfin la plupart des contrats intègrent une clause de reconduction automatique pour une durée identique. Cette clause ne dispense en rien le prestataire d’informer par courrier la copropriété de la possibilité pour elle de ne pas reconduire le contrat. En l’absence d’un tel courrier la loi Chatel du 3Janvier 2008 (http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000017785995) autorise la résiliation du contrat à tout moment et sans préavis à partir de la date de reconduction. Dans ce cas les avances effectuées après la dernière date de reconduction devront être remboursées dans un délai de trente jours à compter de la date de résiliation, déduction faite des sommes correspondant à la période d’exécution effective du contrat.

    • la fréquence des visites dues par le chauffagiste

    • la révision du prix forfaitaire

Le contrat devra indiquer les modalités de réévaluation annuelle du coût forfaitaire de la prestation.

    • les conditions de température

Il est préconisé de fixer dans le contrat la température minimale des logements (par exemple 19° si l’on suit les consignes du code de la construction et de l’habitation -art. R131-20 – de ce code) ainsi que celle souhaitée pour le ralenti de nuit avec détermination de la plage horaire concernée. Ces niveaux seront néanmoins adaptés pour tenir compte des besoins de tous les copropriétaires (exposition de certains logements, configuration des lieux, exigences des résidents…)

La température souhaitée de l’eau chaude en sortie de l’équipement collectif sera fixée elle aussi

    • les pénalités

Nombre de contrats d’exploitation stipulent des pénalités à l’encontre de la copropriété notamment dans le cas où surviendraient des retards dans le paiement de la redevance. Dans ce cas il est légitime de prévoir aussi des pénalités à l’encontre du chauffagiste par exemple en cas de pannes répétitives (tolérance de 3 par an), défaut de renseignement du carnet d’entretien, ou retard dans les délais d’intervention suite à une panne

    • le respect de la règlementation

Le contrat devra également mentionner l’obligation incombant au prestataire d’informer la copropriété de toutes les évolutions réglementaires en la matière, et rappeler que celui-ci doit effectuer un contrôle de combustion tous les trois mois et à chaque remise en route du chauffage.

    • les opérations de maintenance couvertes par le contrat ainsi que la périodicité de chacune

    • la tenue du carnet de chaufferie (dit aussi carnet d’entretien).

Elle incombe au technicien désigné pour exécuter le contrat. Il devra consigner sur ce carnet les dates de chacun de ses passages ainsi que le détail des opérations exécutées. La lecture des informations contenues dans ce carnet donne une bonne idée de la qualité des prestations accomplies.

    • l’énumération précise des prestations couvertes par le forfait

A contrario, la liste des prestations extérieures au forfait susceptibles d’intervenir doit également figurer au contrat avec mention de l’établissement d’un devis pour chacune d’elles, et exécution des travaux après acceptation du devis.

    • les dépannages

Le contrat devra indiquer

    • un numéro de contact direct pour informer le chauffagiste,

    • les délais d’intervention,

    • les délais de remplacement des gros équipements

    • les modalités de facturation de la main-d’oeuvre et des frais de déplacement (normalement inclus dans le forfait mais à préciser)

  • P3 – Clause de garantie totale et de renouvellement des matériels (ou « garantie totale »)

C’est la clause qui permet le remplacement des matériels vétustes et couvre les « dommages d’usure ». L’objectif pour la copropriété est de s’assurer ainsi du maintien en fonctionnement des installations.

Cette clause dont le prix est fixé forfaitairement permet à la copropriété de n’avoir pas à acquitter de supplément en cas d’intervention lourde à condition toutefois que la réparation ne consiste pas en une amélioration du système de chauffage.

La liste des pièces prévues au contrat devra être précisément établie.

Cette clause a l’intérêt d’éviter de grosses dépenses imprévues et de lisser sur plusieurs années les coûts de renouvellement des gros équipements. Mais le suivi de son exécution devra être assuré minutieusement au risque, en cas de négligence ou de laxisme, de faire perdre à la copropriété d’importantes sommes d’argent.

On retiendra :

    • qu’il est judicieux de se faire assister d’un bureau d’étude pour négocier cette clause

    • que l’adoption de cette clause est de peu d’intérêt pour les copropriétés de moins de 50 lots

    • que la constitution de provisions sur le « fonds travaux » constitue une alternative intéressante et moins risquée.

  • P4 – La clause de financement de gros travaux de rénovation

Destinée à financer des travaux d’importance tels la mise en conformité d’installations ou la rénovation complète de la chaufferie.

Cette clause est peu proposée. Son montant est forfaitaire. Comme la clause P3, elle permet de réduire les investissements lorsque s’imposent des travaux de rénovation. Toutefois elle est onéreuse et exige d’être négociée par des spécialistes (Bureau d’étude).

La souscription d’un prêt collectif en direct avec une banque est une alternative intéressante, préférable, et moins risquée.

Cet article a été rédigé à partir des informations communiquées par l’UNARC

et du Guide pratique établi par l’ADEME sur la question