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Impayés de charges : Frais « nécessaires »

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Attention aux frais dits « nécessaires » pour le recouvrement des charges de copropriété.

Le juge condamne le copropriétaire à rembourser les frais liés aux recouvrements à hauteur de ce qui est réellement « nécessaire ». Cela implique que les lettres de relance envoyées de façon excessives ou bien les frais pour « constitution de dossier » ne seront pas supportés par le copropriétaire défaillant après condamnation mais réimputés sur les charges du syndicat des copropriétaires.

L’article 10-1, qui détermine les frais pouvant être imputés au seul débiteur, prévoit in fine que le juge peut en décider autrement en considération de l’équité ou de la situation économique des parties au litige et donc imputer les frais normalement réservés au débiteur sur le compte de la copropriété.

 Cour d’appel de Versailles – ch. 04 sect. 02, 18 mars 2020 / n° 18/05037 :

« Ne relèvent donc pas des dispositions de l’article 10-1 précité, les frais de suivi de procédure, les honoraires du syndic pour transmission du dossier à l’huissier ou à l’avocat, pour ‘suivi du dossier contentieux’, qui font partie des frais d’administration courante entrant dans la mission de base de tout syndic et répartis entre tous les copropriétaires au prorata des tantièmes, les frais d’assignation en justice, qui feront l’objet des dépens de l’instance, les frais d’avocat qui sont arbitrés dans le cadre de l’article 700 du code de procédure civile, les relances postérieures à la délivrance de l’assignation. »

Mais : « Sont ainsi justifiées au titre des frais nécessaires les sommes suivantes : mise en demeure des 7 mars 2013, 16 janvier 2014, 11 septembre 2014, 22 novembre 2017, 19 juin 2018 pour un total de 250 euros.

Les autres frais doivent être rejetés (frais de recherche d’adresse, assignation, suivi de dossier). »

Ne sont également pas considérés comme « nécessaires » :

  • Les lettres de relance avant l’envoi de la mise en demeure ;
  • les honoraires du syndic pour l’envoi de lettre de  relance ;

Les frais nécessaires de recouvrement remboursables au syndicat des copropriétaires sont donc ceux qui sont exposés à partir de la première lettre de mise en demeure et qui n’entrent ni dans les dépens, ni dans les prévisions de l’article 700 du Code de Procédure Civile.

L’ARC préconise l’approbation en Assemblée Générale d’un protocole de recouvrement permettant de cadrer tous ces frais :

« PROTOCOLE DE RECOUVREMENT A METTRE EN PLACE PAR LE SYNDIC EN CAS DE CHARGES IMPAYEES (article 25, 25-1 le cas échéant) :

Afin d’éviter la détérioration de la trésorerie de l’immeuble, de prévenir l’endettement et de préparer toute éventualité en matière de recouvrement de créances, l’Assemblée Générale décide du protocole de recouvrement des impayés suivant :

Actions et recours :

  • A défaut de paiement dans les 20 jours suivant la date d’exigibilité, le syndic devra, si le débiteur ne s’est pas manifesté pour demander le bénéfice d’un plan d’étalement de la dette, adresser une lettre recommandée avec demande d’avis de réception de mise en demeure de payer au débiteur. Les intérêts de retard (art. 36 décret 17 mars 67) seront décomptés à partir de la première présentation de cette mise en demeure au profit du syndicat de copropriété. Conformément à l’article 10.1 de la loi du 10 juillet 1965, ces frais sont imputables aux seuls débiteurs.
  • A défaut de paiement dans les 30 jours suivant la date d’exigibilité, le syndic devra, si le débiteur ne s’est pas manifesté pour demander le bénéfice d’un plan d’étalement de la dette, adresser une relance simple dont le coût sera à la charge du copropriétaire débiteur.
  • 30 jours après envoi de la lettre recommandée avec demande d’avis de réception restée sans réponse (soit 50 jours suivant la date d’exigibilité), le syndic pourra délivrer au débiteur une lettre recommandée préalable à une prise d’hypothèque (dans le cas où le montant de la dette est supérieur à 3 000 €). Le recouvrement est effectué auprès du syndic et non de l’huissier. La totalité des frais de recouvrement et de procédure seront à la charge des débiteurs, sauf ceux qui auront demandé et obtenu du syndic, après avis du conseil syndical, le bénéfice d’un plan de remboursement après instruction d’un dossier justificatif.
  • Ce plan d’apurement, conclu sous la forme d’une transaction assortie d’un échéancier devra prévoir, pour être valable, la reconnaissance de la dette, l’imputation de toutes les sommes versées à la dette la plus ancienne, la prise en compte de l’arriéré, des charges courantes ainsi que des charges travaux votés et des avances spéciales prévues par l’article 18-6 de la loi du 10 juillet 65. L’échéancier aura une durée maximale de 24 mois. Au cas où le plan de remboursement ne serait pas retenu par le syndic au regard des pièces justificatives permettant d’en apprécier le sérieux ou que ce plan, retenu par le syndic, ne soit pas respecté, le syndic devra engager le recouvrement par voie judiciaire.
  • Les procédures de déclaration au greffe prévue par l’art. 843 du code de procédure civile, d’injonction de payer art. 1405 et suivant du même code et de l’art. 19-2 de la loi du 10 juillet 1965 pourront prioritairement être utilisées en fonction des dossiers.
  • Dans tous les cas, les pénalités éventuellement prévues par le règlement de copropriété au profit du syndicat de copropriété, non remboursables, sont dues   par le copropriétaire défaillant à compter de la date d’exigibilité.

Les dettes égales ou supérieures à un trimestre de charges courantes devront faire l’objet, par le syndic, d’une justification écrite de ces diligences. 

Les dettes égales ou supérieures à 4000 € (niveau à partir duquel la décision de vente judiciaire ne semble plus abusive) devront, de surcroît, faire l’objet, par le syndic, d’une proposition d’évaluation des sommes qu’il est nécessaire de provisionner et qui correspondent aux sommes qui sont estimées définitivement perdues ainsi que d’un projet de résolution pour procéder à la vente judiciaire du lot, conformément à l’art. 4 du décret comptable du 14 mars 2005 et 10 de l’arrêté comptable.

Après en avoir délibéré, l’Assemblée Générale adopte l’ensemble des points du protocole de recouvrement ci-dessus présentés et donne mandat au syndic pour sa mise en œuvre. Le texte de la transaction et le plan d’apurement devront être visés par le Conseil syndical. »

Le nouveau Conseil Syndical

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d’après l’Ordonnance ELAN n° 2019-1101 du 30/10/2019 complétée par le décret n° 2020-834 du 3 juillet 2020

Nouvelles dispositions applicables à partir du 1° juin 2020 et pour certaines le 31/12/2020

dernière mise à jour le 29/09/2020

L’ordonnance du 30 octobre 2019 s’inscrit dans l’effort de modernisation et d’adaptation du statut de la copropriété, engagé dans le cadre de la loi ELAN du 23 novembre 2018, d’où son nom de « ordonnance ELAN ». Cette ordonnance vise notamment à faciliter le processus décisionnel au sein des copropriétés. Son objectif est d’en faciliter la gestion, de simplifier les prises de décision, d’encourager l’investissement des copropriétaires, et d’adapter la copropriété aux exigences de notre siècle. Ce texte doit permettre aux copropriétés d’être mieux entretenues et de répondre aux enjeux de rénovation énergétique.

Ce texte de 42 articles aborde la totalité des questions majeures en copropriété  : le syndicat des copropriétaires et ses droits et obligations, l’assemblée générale et le vote des décisions qui y sont prises, le syndic de copropriété, le conseil syndical…. Qu’en est-il précisément de ce conseil syndical (CS) rénové ? 

1 – La composition du CS : (art. 21 ordonnance ELAN)

Elle est élargie à de nouvelles personnes.  Dans la liste on retrouve  bien sur les copropriétaires, les associés, les accédants et les acquéreurs à terme, leurs conjoints, les partenaires liés à eux par un pacte civil de solidarité, leurs représentants légaux, ou leurs usufruitiers. Y sont ajoutés désormais les ascendants ou descendants de copropriétaires. 

Elle précise les possibilités pour une personne morale lorsqu’elle est élue au CS de s’y faire représenter « soit par son un représentant légal ou statutaire soit par un fondé de pouvoir socialement habilité à cet effet » ; mai elle exclut de cette représentation « Le syndic, ses préposés, leurs conjoints, leurs partenaires liés à eux par un pacte civil de solidarité, leurs concubins, leurs ascendants ou descendants, leurs parents en ligne collatérale jusqu’au deuxième degré, même s’ils sont copropriétaires, associés ou acquéreurs à terme. »

2 – Les missions du CS

Les missions du CS diffèrent peu dans leur énoncé. 

  • Le Conseil syndical en tant que « émanation » du syndicat des copropriétaires hérite de par son statut des missions du syndicat. L’ordonnance les précise en reprenant l’objet traditionnel du syndicat : la conservation de l’immeuble et l’administration des parties communes. Elle y ajoute l’amélioration de l’immeuble. « Il (le syndicat des copropriétaires) a pour objet la conservation et l’amélioration de l’immeuble ainsi que l’administration des parties communes » (art. 14 ord. ELAN). Le CS va donc être le « fer de lance »  de cette amélioration. 
  • « Dans tout syndicat de copropriétaires, un Conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion » (art. 21 ordonnance ELAN). Dans le cadre de ce contrôle le CS pourra accéder à « toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d’une manière générale, à l’administration de la copropriété ». Pour ce faire
      • Le CS devra respecter des règles  : aviser les syndic
      • Il pourra accéder aux documents demandés soit en en obtenant copie, soit en allant les consulter sur place
      • Le syndic quant à lui encourt des pénalités s’il tarde ou refuse de répondre à la sollicitation du CS :
        • Passé le délai de 1 mois, s’il ne s’est pas exécuté le syndic encourt une pénalité de 15 € par jour de retard. Le montant des pénalités est  « déduit de la rémunération du syndic lors de l’établissement des comptes définitifs à clôturer et à soumettre à l’AG pour approbation.» (décret n° 2019-53 du 23 mai 2019,
        • en cas de défaut ou de refus de paiement de la pénalité le Président du CS peut demander au Président du tribunal la condamnation du syndic au paiement de ces pénalités.

3-  Les pouvoirs du CS : art. 21 et 25 a), ordonnance ELAN n°2019-1101 

La loi de 1965, si elle définissait les missions du CS ne lui reconnaissait en revanche aucun pouvoir décisionnel. Désormais et sur la base de l’ordonnance ELAN, le CS pourra bénéficier d’une délégation de pouvoir.

Cette délégation est encadrée par des règles strictes :

    • elle est attribuée par un vote en AG obtenu à la majorité des voix de tous les copropriétaires (art. 25)
    • elle n’est possible que pour les CS composés d’au moins 3 membres
    • elle ne peut  être accordée que pour une durée de 2 ans maximum, mais elle est reconductible par décision expresse (prise selon la même majorité)
    • les pouvoirs décisionnels conférés au CS ne concernent que les décisions normalement votées en AG à la majorité simple (art. 24 : majorité des voix exprimées des copropriétaires présents, représentés ou votant par correspondance).  Mais sont exclus de la délégation le pouvoir d’approuver les comptes, de déterminer le budget prévisionnel, et d’arrêter les adaptations du règlement de copropriété exigées par les évolutions législatives ou règlementaires. 
    • Pour lui permettre d’exercer ses pouvoirs, l’AG votera des crédits spécifiques au CS. Les sommes ainsi allouées au CS sont également votées globalement par l’AG et donc sans affectation particulière, ce qui assure au CS une certaine efficacité tout en limitant ses risques. Toutefois, lorsque la délégation de pouvoirs porte sur des dépenses pour travaux non comprises dans le budget lorsque la délégation de pouvoirs porte sur des dépenses pour travaux non comprises dans le budget prévisionnel, l’AG précise le montant maximum alloué pour chacune d’elles. Les sommes afférentes à ces dépenses sont appelées selon les mêmes modalités que celles prévues au second alinéa du I de l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965. (applicable au 31/12/2020)
    • Dans le cadre de sa délégation le CS arrête ses décisions à la majorité de ses membres ; en cas de partage des voix le président du CS a voix prépondérante. 

4 – les Obligations du CS : art. 20 de l’ordonnance n° 2019-1101 dite Ordonnance ELAN :

  • L’ordonnance reprend pour la préciser l’obligation faite au CS de mettre en concurrence plusieurs projets de contrats de syndic .  Ces contrats devront être conformes au contrat-type « Tout-sauf » et accompagnés d’une « fiche d’information sur le prix et les prestations proposées par le syndic selon un modèle fixé par arrêté »(art. 18-1-A de l’ordonnance ELAN) . Mais le CS peut se faire dispenser de cette mise en concurrence en portant à l’ordre du jour de l’AG la question de cette dispense qui sera votée à la majorité de tous les copropriétaires (art. 25).    

  • Possiblement investi de nouveaux pouvoirs (art. 21 et 25 a de l’ordonnance ELAN), 
      • le CS a désormais l’obligation de souscrire une assurance en responsabilité civile pour chacun de ses membres
      • le CS doit rendre compte de sa délégation devant l’Assemblée Générale (pas de vote)
      • le CS doit établir un rapport pour l’information de l’ensemble des copropriétaires. 

Pénalités de retard appliquées au Syndic

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Le Décret n° 2020-1229 du 7 octobre 2020 définit les pénalités de retard applicables au syndic de copropriété à défaut de transmission de documents :

Article 1 : Le montant de la pénalité mentionnée au troisième alinéa de l’article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée est fixé à 15 euros par jour de retard.

Article 2 : Le montant de la pénalité mentionnée au septième alinéa de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée est fixé à 15 euros par jour de retard.

Alinéa 3 de l’article 8-2 de la Loi 65-557 du 10 Juillet 1965 :

En l’absence de mise à disposition d’un copropriétaire de la fiche synthétique au-delà d’un délai d’un mois à compter de la demande, des pénalités par jour de retard, dont le montant est fixé par décret, sont imputées sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic. Ces pénalités sont déduites de la rémunération du syndic lors de l’arrêté des comptes à soumettre à l’assemblée générale.

Alinéa7 de l’article 21 de la Loi 65-557 du 10 Juillet 1965 :

Le conseil syndical peut prendre connaissance, et copie, à sa demande, et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d’une manière générale, à l’administration de la copropriété. En cas d’absence de transmission de ces pièces, au-delà d’un délai d’un mois à compter de la demande du conseil syndical, des pénalités par jour de retard, dont le montant est fixé par décret, sont imputées sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic. Ces pénalités sont déduites de la rémunération du syndic lors de l’établissement des comptes définitifs à clôturer et à soumettre à l’assemblée générale pour approbation. A défaut, le président du conseil syndical peut demander au président du tribunal judiciaire, statuant selon la procédure accélérée au fond, la condamnation du syndic au paiement de ces pénalités au profit du syndicat des copropriétaires.

Ces pénalités sont applicables dés maintenant

Commentaires :

La communication de documents à la demande des Copropriétaires ou du Conseil Syndical va peut-être s’accélérer.

Modification du plan comptable de la copropriété

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Articles extraits du site Legifrance au 13 octobre 2020

La loi 65-557 du 10 Juillet 1965 a été modifiée le 30 Octobre 2019 par l’ordonnance n°2019-1101/

Deux des modifications concernent :

L’article 21-1:

Sans préjudice des dispositions du a de l’article 25, lorsque le conseil syndical est composé d’au moins trois membres, l’assemblée générale peut, par décision prise à la majorité des voix de tous les copropriétaires, lui déléguer le pouvoir de prendre tout ou partie des décisions relevant de la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents, représentés, ou votant par correspondance.

La délégation de pouvoirs ne peut toutefois porter sur l’approbation des comptes, sur la détermination du budget prévisionnel, ou sur les adaptations du règlement de copropriété rendues nécessaires par les modifications législatives et règlementaires intervenues depuis son établissement.

L’article 21-2:

L’assemblée générale fixe le montant maximum des sommes allouées au conseil syndical pour mettre en œuvre sa délégation de pouvoirs.

Pour encadrer ces dispositions et permettre aux Copropriétaires  de vérifier l’utilisation de cette délégation, le Législateur modifie la nomenclature du plan comptable par l’Arrêté du 20 Aout 2020 :

L’article 7 de l’arrêté du 14 mars 2005 susvisé est ainsi modifié :


1° Dans la classe 1 Provisions, avances, subventions et emprunts :

a) L’alinéa « 1032 Avances travaux au titre de l’article 18, 6e alinéa de la loi susvisée » est barré ;
b) Après l’alinéa « 105 Fonds de travaux », est inséré un nouvel alinéa ainsi rédigé : « 106 Provisions pour travaux au titre de la délégation de pouvoirs accordée au conseil syndical en application de l’article 21-1 de la loi susvisée » ;
c) Après l’alinéa « 12 Solde en attente sur travaux et opérations exceptionnelles », sont insérés deux nouveaux alinéas ainsi rédigés :
« 12-1 Travaux décidés par l’assemblée générale
« 12-2 Travaux délégués au conseil syndical en application de l’article 21-1 de la loi susvisée » ;

2° Dans la classe 6 Compte de charges :

a) Après l’alinéa « 644 Autres (médecine du travail, mutuelles, etc.) », est inséré un nouvel alinéa ainsi rédigé : « 65 Montant spécifique alloué au conseil syndical, au sein du budget prévisionnel, pour l’exercice de sa délégation de pouvoirs en application de l’article 21-1 de la loi susvisée » ;
b) Après l’alinéa « 673 Etudes techniques, diagnostic, consultation », est inséré un nouvel alinéa ainsi rédigé : « 674 Travaux délégués au conseil syndical en application de l’article 21-1 de la loi susvisée » ;

3° Dans la classe 7 Compte de produits, après l’alinéa « 705 Affectation du fonds de travaux », sont insérés trois nouveaux alinéas ainsi rédigés :

« 706 Provisions au titre de la délégation de pouvoirs accordée au conseil syndical en application de l’article 21-1 de la loi susvisée
« 706-1 Provisions sur opérations courantes
« 706-2 Provisions sur travaux et opérations exceptionnelles ».

Commentaires :

La création de plusieurs comptes de bilan pour cette délégation, ainsi que de plusieurs comptes de charges et de provisions vont permettre :

– Au Conseil Syndical de vérifier en cours d’année dans le Grand Livre, que les actions qu’ils engagent dans le cadre de cette délégation font bien l’objet d’un enregistrement comptable spécifique

– Aux Copropriétaires de vérifier dans :

                     – l’état des dépenses, quelles sont les dépenses engagées dans les délégations de pouvoirs données au Conseil Syndical

                     – l’annexe 2, quelles sont les dépenses et les provisions engagées dans les délégations de pouvoirs données au Conseil Syndical

                     – l’annexe 1, quelle est la situation à la fin de l’exercice dans les délégations de pouvoirs données au Conseil Syndical

                     – les annexes 4 ou 5, quelle est l’avancement des travaux délégués au conseil syndical en application de l’article 21-1

Cet Arrêté prend effet le 31 Décembre 2020

Dois-je changer ma chaudière ?

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Question fréquente de nos adhérents. Elle fait suite à des propos plus ou moins bien relayés par les médias dans la foulée des informations données par le gouvernement le 27 juillet 2020,  à l’issue du cinquième conseil de défense écologique tenu dans le prolongement des propositions de la Convention Citoyenne pour le Climat.

Qu ‘en est-il exactement de ces informations ?

D’après les propos de la ministre

1 – A partir du 1° janvier 2022 dans tout logement neuf, il sera interdit d’installer un système de chauffage et de production d’eau chaude fonctionnant au fioul ou au charbon

2 – A partir du 1° janvier 2022 toute chaudière et système de production d’eau chaude sanitaire fonctionnant au fioul ou au charbon qui viendraient à tomber en panne ne pourront pas être remplacés par des appareils fonctionnant au fioul ou au charbon. Des appareils utilisant une autre source d’énergie moins polluante devront les remplacer.

On retiendra de ces informations :

1 – Qu’il n’y a actuellement aucune obligation à procéder au remplacement de son système de chauffage et (ou) de production d’eau chaude sanitaire quelle que soit l’énergie utilisée

2 – Qu’à partir de janvier 2022 il n’y aura aucune obligation de changer sa chaudière et (ou) son système de production d’eau chaude sanitaire fonctionnant au fioul ou au charbon si ces appareils fonctionnent.

3 – Que c’est seulement si ces appareils tombent en panne et si l’on envisage de les remplacer que l’on devra opter pour le choix d’un autre système de chauffage utilisant une énergie moins polluante (chaudière au gaz, à granulés, pompe à chaleur..

4 – Que dans l’hypothèse où ces appareils, parce qu’ils sont anciens fonctionnent mal, consomment beaucoup et donc coûtent cher .. il serait peut-être judicieux d’envisager dores et déjà leur remplacement par des appareils moins polluants et de profiter des aides multiples et importantes proposées par l’état à partir de janvier 2021. Une Assistance  à la Maîtrise d’Ouvrage (AMO) peut également être obtenue dans le cadre de ces aides.