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Les pénalités de retard appliquées au syndic de copropriété

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Le Décret n° 2020-1229 du 7 octobre 2020 définit les pénalités de retard applicables au syndic de copropriété à défaut de transmission de documents :

Article 1 : Le montant de la pénalité mentionnée au troisième alinéa de l’article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée est fixé à 15 euros par jour de retard.

Article 2 : Le montant de la pénalité mentionnée au septième alinéa de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée est fixé à 15 euros par jour de retard.

Alinéa 3 de l’article 8-2 de la Loi 65-557 du 10 Juillet 1965 :

En l’absence de mise à disposition d’un copropriétaire de la fiche synthétique au-delà d’un délai d’un mois à compter de la demande, des pénalités par jour de retard, dont le montant est fixé par décret, sont imputées sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic. Ces pénalités sont déduites de la rémunération du syndic lors de l’arrêté des comptes à soumettre à l’assemblée générale.

Alinéa7 de l’article 21 de la Loi 65-557 du 10 Juillet 1965 :

Le conseil syndical peut prendre connaissance, et copie, à sa demande, et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d’une manière générale, à l’administration de la copropriété. En cas d’absence de transmission de ces pièces, au-delà d’un délai d’un mois à compter de la demande du conseil syndical, des pénalités par jour de retard, dont le montant est fixé par décret, sont imputées sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic. Ces pénalités sont déduites de la rémunération du syndic lors de l’établissement des comptes définitifs à clôturer et à soumettre à l’assemblée générale pour approbation. A défaut, le président du conseil syndical peut demander au président du tribunal judiciaire, statuant selon la procédure accélérée au fond, la condamnation du syndic au paiement de ces pénalités au profit du syndicat des copropriétaires.

Ces pénalités sont applicables dés maintenant

Commentaires :

La communication de documents à la demande des Copropriétaires ou du Conseil Syndical va peut-être s’accélérer.

Le nouveau conseil syndical

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d’après l‘Ordonnance ELAN n° 2019-1101 du 30/10/2019 complétée
par le décret n° 2020-834 du 3 juillet 2020

Nouvelles dispositions applicables à partir du 1° juin 2020
et pour certaines le 31/12/2020

dernière mise à jour le 29/09/2020

L’ordonnance du 30 octobre 2019 s’inscrit dans l’effort de modernisation et d’adaptation du statut de la copropriété, engagé dans le cadre de la loi ELAN du 23 novembre 2018, d’où son nom de « ordonnance ELAN ». Cette ordonnance vise notamment à faciliter le processus décisionnel au sein des copropriétés. Son objectif est d’en faciliter la gestion, de simplifier les prises de décision, d’encourager l’investissement des copropriétaires, et d’adapter la copropriété aux exigences de notre siècle. Ce texte doit permettre aux copropriétés d’être mieux entretenues et de répondre aux enjeux de rénovation énergétique.

Ce texte de 42 articles aborde la totalité des questions majeures en copropriété  : le syndicat des copropriétaires et ses droits et obligations, l’assemblée générale et le vote des décisions qui y sont prises, le syndic de copropriété, le conseil syndical…. Qu’en est-il précisément de ce conseil syndical (CS) rénové ? 

1 – La composition du CS : (art. 21 ordonnance ELAN)

Elle est élargie à de nouvelles personnes.  Dans la liste on retrouve  bien sur les copropriétaires, les associés, les accédants et les acquéreurs à terme, leurs conjoints, les partenaires liés à eux par un pacte civil de solidarité, leurs représentants légaux, ou leurs usufruitiers. Y sont ajoutés désormais les ascendants ou descendants de copropriétaires. 

Elle précise les possibilités pour une personne morale lorsqu’elle est élue au CS de s’y faire représenter « soit par son un représentant légal ou statutaire soit par un fondé de pouvoir socialement habilité à cet effet » ; mai elle exclut de cette représentation « Le syndic, ses préposés, leurs conjoints, leurs partenaires liés à eux par un pacte civil de solidarité, leurs concubins, leurs ascendants ou descendants, leurs parents en ligne collatérale jusqu’au deuxième degré, même s’ils sont copropriétaires, associés ou acquéreurs à terme. »

2 – Les missions du CS

Les missions du CS diffèrent peu dans leur énoncé. 

  • Le Conseil syndical en tant que « émanation » du syndicat des copropriétaires hérite de par son statut des missions du syndicat. L’ordonnance les précise en reprenant l’objet traditionnel du syndicat : la conservation de l’immeuble et l’administration des parties communes. Elle y ajoute l’amélioration de l’immeuble. « Il (le syndicat des copropriétaires) a pour objet la conservation et l’amélioration de l’immeuble ainsi que l’administration des parties communes » (art. 14 ord. ELAN). Le CS va donc être le « fer de lance »  de cette amélioration. 
  • « Dans tout syndicat de copropriétaires, un Conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion » (art. 21 ordonnance ELAN). Dans le cadre de ce contrôle le CS pourra accéder à « toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d’une manière générale, à l’administration de la copropriété ». Pour ce faire
      • Le CS devra respecter des règles  : aviser les syndic
      • Il pourra accéder aux documents demandés soit en en obtenant copie, soit en allant les consulter sur place
      • Le syndic quant à lui encourt des pénalités s’il tarde ou refuse de répondre à la sollicitation du CS :
        • Passé le délai de 1 mois, s’il ne s’est pas exécuté le syndic encourt une pénalité de 15 € par jour de retard. Le montant des pénalités est  « déduit de la rémunération du syndic lors de l’établissement des comptes définitifs à clôturer et à soumettre à l’AG pour approbation.» (décret n° 2019-53 du 23 mai 2019,
        • en cas de défaut ou de refus de paiement de la pénalité le Président du CS peut demander au Président du tribunal la condamnation du syndic au paiement de ces pénalités.

3-  Les pouvoirs du CS : art. 21 et 25 a), ordonnance ELAN n°2019-1101 

La loi de 1965, si elle définissait les missions du CS ne lui reconnaissait en revanche aucun pouvoir décisionnel. Désormais et sur la base de l’ordonnance ELAN, le CS pourra bénéficier d’une délégation de pouvoir.

Cette délégation est encadrée par des règles strictes :

    • elle est attribuée par un vote en AG obtenu à la majorité des voix de tous les copropriétaires (art. 25)
    • elle n’est possible que pour les CS composés d’au moins 3 membres
    • elle ne peut  être accordée que pour une durée de 2 ans maximum, mais elle est reconductible par décision expresse (prise selon la même majorité)
    • les pouvoirs décisionnels conférés au CS ne concernent que les décisions normalement votées en AG à la majorité simple (art. 24 : majorité des voix exprimées des copropriétaires présents, représentés ou votant par correspondance).  Mais sont exclus de la délégation le pouvoir d’approuver les comptes, de déterminer le budget prévisionnel, et d’arrêter les adaptations du règlement de copropriété exigées par les évolutions législatives ou règlementaires. 
    • Pour lui permettre d’exercer ses pouvoirs, l’AG votera des crédits spécifiques au CS. Les sommes ainsi allouées au CS sont également votées globalement par l’AG et donc sans affectation particulière, ce qui assure au CS une certaine efficacité tout en limitant ses risques. Toutefois, lorsque la délégation de pouvoirs porte sur des dépenses pour travaux non comprises dans le budget lorsque la délégation de pouvoirs porte sur des dépenses pour travaux non comprises dans le budget prévisionnel, l’AG précise le montant maximum alloué pour chacune d’elles. Les sommes afférentes à ces dépenses sont appelées selon les mêmes modalités que celles prévues au second alinéa du I de l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965. (applicable au 31/12/2020)
    • Dans le cadre de sa délégation le CS arrête ses décisions à la majorité de ses membres ; en cas de partage des voix le président du CS a voix prépondérante. 

4 – les Obligations du CS : art. 20 de l’ordonnance n° 2019-1101 dite Ordonnance ELAN :

  • L’ordonnance reprend pour la préciser l’obligation faite au CS de mettre en concurrence plusieurs projets de contrats de syndic .  Ces contrats devront être conformes au contrat-type « Tout-sauf » et accompagnés d’une « fiche d’information sur le prix et les prestations proposées par le syndic selon un modèle fixé par arrêté »(art. 18-1-A de l’ordonnance ELAN) . Mais le CS peut se faire dispenser de cette mise en concurrence en portant à l’ordre du jour de l’AG la question de cette dispense qui sera votée à la majorité de tous les copropriétaires (art. 25).    
  • Possiblement investi de nouveaux pouvoirs (art. 21 et 25 a de l’ordonnance ELAN),
      • le CS a désormais l’obligation de souscrire une assurance en responsabilité civile pour chacun de ses membres
      • le CS doit rendre compte de sa délégation devant l’Assemblée Générale (pas de vote)
      • le CS doit établir un rapport pour l’information de l’ensemble des copropriétaires. 

Les assemblées générales en 2021 – Nouvelle prolongation

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LOI n° 2021-689 du 31 mai 2021 relative à la gestion de la sortie de crise sanitaire

Ces mesures mises en place depuis le 1er juin 2020 devaient prendre fin le 30 Juin 2021. Compte-tenu de l’évolution de la crise sanitaire, cette nouvelle ordonnance prolonge ces dispositions.

Elles peuvent se tenir par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant l’identification des copropriétaires et par vote par correspondance jusqu’au 30 Septembre  2021.

Dans les cas où le recours à la visioconférence ou à l’audioconférence n’est pas possible, les décisions du syndic peuvent être prises au seul moyen du vote par correspondance.

Un modèle de formulaire de vote par correspondance a été publié le 3 juillet 2020.

Par ailleurs, le mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote de copropriétaires si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n’excède pas 15 % des voix du syndicat des copropriétaires (au lieu de 10 %).

Commentaires :

– Cette date du 1er Juillet 2021, signifie que pour la plupart des copropriétés qui ont un exercice correspondant à l’année civile, les assemblées générales feront l’objet d’un vote par correspondance

– Ce mode de vote par correspondance empêche les débats tenus lors d’une Assemblée générale tenue en présentiel

Il faut rappeler que cela n’exonère pas le Syndic de :

Article 9 du Décret du 17 mars 1967:

               – Sans que cette formalité soit prescrite à peine nullité de l’assemblée générale, le syndic indique, par voie d’affichage, aux  copropriétaires, la date de la prochaine assemblée générale et la possibilité qui leur est offerte de solliciter l’inscription d’une ou plusieurs questions à l’ordre du jour. L’affichage, qui reproduit les dispositions de l’article 10, est réalisé dans un délai raisonnable permettant aux copropriétaires de faire inscrire leurs questions à l’ordre du jour.

Article 26 du Décret du 17 mars 1967:

                – Préparer l’ordre du jour en concertation avec le Conseil Syndical

Ordonnance 2020-304 du 25 mars 2020:

                – En revanche, si les décisions ne sont prises qu’au seul moyen du vote par correspondance, le président du conseil syndical, ou à défaut, l’un de ses membres, ou en leur absence, l’un des copropriétaires votant désigné par le syndic, assurera les missions qui incombent au président de séance (il certifiera donc exacte la feuille de présence et signera le procès-verbal ; Ord. n° 2020-304, 25 mars 2020, art. 22-3, 4°, créé par Ord. n° 2020-595, 20 mai 2020, art. 13, 3°).

Formulaire de vote par correspondance:

Le Conseil Syndical doit veiller à la rédaction du formulaire de vote par correspondance et aux règles de vote du logiciel utilisé :

  • En cas d’élection du Conseil Syndical, les candidatures nominatives des membres du Conseil Syndical sont-elles mentionnées ?
  • En cas d’élection du Syndic, les candidatures nominatives des Syndics sont-elles mentionnées ?
  • En cas de travaux, les candidatures nominatives des Entreprises sont-elles mentionnées ?
  • La liste des résolutions figurants sur le formulaire permet-elle pour les résolutions relevant des règles de majorité aux articles 25 et 26, de voter aux premier et deuxième tour ? :
    • Election du Syndic
    • Election des membres du Conseil Syndical
    • Vote de travaux
    • ….
  • Pour les résolutions avec vote pour un seul candidat, qu’est-il prévu en cas d’un deuxième tour,:
    • le vote du premier tour est-il reconduit à l’identique ?
    • le vote du deuxième tour devient -t-il  » abstention » ?

 

L’immatriculation des copropriétés

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La loi ALUR du 24 mars 2014 a créé l’obligation, pour toutes les copropriétés composées majoritairement de logements, d’être enregistrées dans un « Registre National des Copropriétés », et ce avant  le 31 décembre 2018.

Pour chaque copropriété immatriculée les informations recueillies sont les suivantes :

  • identité ( nom, adresse, nombre de bâtiments et de lots, date de construction),
  • gouvernance (syndic professionnel ou non professionnel),
  • finances,
  • bâti (caractéristiques essentielles)
  • éventuelles procédures judiciaires ou administratives en cours.

Ce registre est tenu par l’Anah  (Agence nationale de l’habitat)

L’immatriculation est réalisée par le syndic qu’il soit ou non professionnel. Cette immatriculation est gratuite mais donne lieu à la perception d’honoraires spécifiques au profit du syndic professionnel. Les informations enregistrées doivent être mises à jour chaque année. Cette mise à jour ne génère aucun frais supplémentaire, elle  est incluse dans le forfait de gestion du syndic

L’immatriculation donne lieu à la délivrance d’un numéro qui est indispensable pour :

  • Demander des subventions publiques.
  • Vendre un ou plusieurs lots dans la copropriété. Le numéro d’immatriculation doit être mentionné dans l’acte notarié. Si la copropriété n’a pas été immatriculée au moment de la vente, le notaire chargé d’établir l’acte procèdera d’office à son immatriculation. Les frais engagés par le notaire sont à la charge du syndic défaillant ou, si le syndic est bénévole, de la copropriété.

Qu’en est-il aujourd’hui ?

L’agenda imaginé par la loi était très progressif puisqu’il échelonnait l’obligation sur 3 années en fonction de l’importance de la copropriété. Malgré ce, nombre de copropriétés ne sont toujours pas immatriculées. Une étude récente  révèle qu’en 2021 seules 6 copropriétés sur 10 sont enregistrées. La faute est imputable aux syndics. La question est fondamentale car les subventions diverses allouées par l’état notamment pour la rénovation énergétique sont conditionnées à l’immatriculation.

Face à la carence des professionnels de la gestion immobilière la ministre du logement, Emmanuelle Wargon a récemment rappelé que l’Anah « peut prononcer une astreinte administrative à l’encontre des syndics qui ne satisfont pas à leurs obligations déclaratives ». En effet si après une mise en demeure, le syndic ne procède pas а l’immatriculation de la copropriété sous un mois, il risque de voir prononcer à son encontre une astreinte de 20 € par lot et par semaine de retard.

Le montant de l’astreinte ne peut pas être facturé par le syndic aux copropriétaires sauf dans le cas où le syndic est bénévole

La recommandation de l’ARC :

Il est impératif pour les copropriétaires de vérifier si leur immeuble est bien immatriculé, en renseignant leur adresse sur le registre des copropriétés du site de l’Anah et dans la négative d’adresser une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception au syndic (c. constr. et hab., art. L.711-6).

Enfin rappelons que la dernière fiche synthétique doit être consultable sur l’extranet de la copropriété conformément au décret N°2019-502 du 23/05/2019, devenu l’article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965

Syndics de copropriété : les A.G peuvent se tenir à distance jusqu’au 1er juillet 2021

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Publié le 11 février 2021 – Direction de l’information légale et administrative (Premier ministre)

Illustration 1

Visioconférence, vote par correspondance, augmentation du nombre de voix portées par un mandataire… En raison de l’évolution de l’épidémie de Covid-19, une ordonnance parue au Journal Officiel le 11 février 2021 prolonge les dispositions permettant la tenue d’assemblées générales de copropriété à distance jusqu’à l’expiration d’un mois après la fin de l’état d’urgence sanitaire. Ces dispositions avaient initialement été prolongées jusqu’au 1er avril 2021.

Ces mesures mises en place depuis le 1er juin 2020 devaient prendre fin le 1er avril 2021. Compte-tenu de l’évolution de la crise sanitaire, cette nouvelle ordonnance prolonge ces dispositions.

Les assemblées générales ne peuvent pas se tenir en présentiel en raison des interdictions de regroupements. Elles peuvent se tenir par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant l’identification des copropriétaires et par vote par correspondance jusqu’à l’expiration d’un mois après la fin de l’état d’urgence sanitaire, c’est-à-dire, jusqu’au 1er juillet 2021. Dans les cas où le recours à la visioconférence ou à l’audioconférence n’est pas possible, les décisions du syndic peuvent être prises au seul moyen du vote par correspondance. Un modèle de formulaire de vote par correspondance a été publié le 3 juillet 2020. Par ailleurs, le mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote de copropriétaires si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n’excède pas 15 % des voix du syndicat des copropriétaires (au lieu de 10 %).