Attention aux frais dits « nécessaires » pour le recouvrement des charges de copropriété.

Le juge condamne le copropriétaire à rembourser les frais liés aux recouvrements à hauteur de ce qui est réellement « nécessaire ». Cela implique que les lettres de relance envoyées de façon excessives ou bien les frais pour « constitution de dossier » ne seront pas supportés par le copropriétaire défaillant après condamnation mais réimputés sur les charges du syndicat des copropriétaires.

L’article 10-1, qui détermine les frais pouvant être imputés au seul débiteur, prévoit in fine que le juge peut en décider autrement en considération de l’équité ou de la situation économique des parties au litige et donc imputer les frais normalement réservés au débiteur sur le compte de la copropriété.

 Cour d’appel de Versailles – ch. 04 sect. 02, 18 mars 2020 / n° 18/05037 :

« Ne relèvent donc pas des dispositions de l’article 10-1 précité, les frais de suivi de procédure, les honoraires du syndic pour transmission du dossier à l’huissier ou à l’avocat, pour ‘suivi du dossier contentieux’, qui font partie des frais d’administration courante entrant dans la mission de base de tout syndic et répartis entre tous les copropriétaires au prorata des tantièmes, les frais d’assignation en justice, qui feront l’objet des dépens de l’instance, les frais d’avocat qui sont arbitrés dans le cadre de l’article 700 du code de procédure civile, les relances postérieures à la délivrance de l’assignation. »

Mais : « Sont ainsi justifiées au titre des frais nécessaires les sommes suivantes : mise en demeure des 7 mars 2013, 16 janvier 2014, 11 septembre 2014, 22 novembre 2017, 19 juin 2018 pour un total de 250 euros.

Les autres frais doivent être rejetés (frais de recherche d’adresse, assignation, suivi de dossier). »

Ne sont également pas considérés comme « nécessaires » :

• Les lettres de relance avant l’envoi de la mise en demeure ;
• les honoraires du syndic pour l’envoi de lettre de  relance ;

Les frais nécessaires de recouvrement remboursables au syndicat des copropriétaires sont donc ceux qui sont exposés à partir de la première lettre de mise en demeure et qui n’entrent ni dans les dépens, ni dans les prévisions de l’article 700 du Code de Procédure Civile.

L’ARC préconise l’approbation en Assemblée Générale d’un protocole de recouvrement permettant de cadrer tous ces frais :

« PROTOCOLE DE RECOUVREMENT A METTRE EN PLACE PAR LE SYNDIC EN CAS DE CHARGES IMPAYEES (article 25, 25-1 le cas échéant) :

Afin d’éviter la détérioration de la trésorerie de l’immeuble, de prévenir l’endettement et de préparer toute éventualité en matière de recouvrement de créances, l’Assemblée Générale décide du protocole de recouvrement des impayés suivant :

Actions et recours :

• A défaut de paiement dans les 20 jours suivant la date d’exigibilité, le syndic devra, si le débiteur ne s’est pas manifesté pour demander le bénéfice d’un plan d’étalement de la dette, adresser une lettre recommandée avec demande d’avis de réception de mise en demeure de payer au débiteur. Les intérêts de retard (art. 36 décret 17 mars 67) seront décomptés à partir de la première présentation de cette mise en demeure au profit du syndicat de copropriété. Conformément à l’article 10.1 de la loi du 10 juillet 1965, ces frais sont imputables aux seuls débiteurs.
• A défaut de paiement dans les 30 jours suivant la date d’exigibilité, le syndic devra, si le débiteur ne s’est pas manifesté pour demander le bénéfice d’un plan d’étalement de la dette, adresser une relance simple dont le coût sera à la charge du copropriétaire débiteur.
• 30 jours après envoi de la lettre recommandée avec demande d’avis de réception restée sans réponse (soit 50 jours suivant la date d’exigibilité), le syndic pourra délivrer au débiteur une lettre recommandée préalable à une prise d’hypothèque (dans le cas où le montant de la dette est supérieur à 3 000 €). Le recouvrement est effectué auprès du syndic et non de l’huissier. La totalité des frais de recouvrement et de procédure seront à la charge des débiteurs, sauf ceux qui auront demandé et obtenu du syndic, après avis du conseil syndical, le bénéfice d’un plan de remboursement après instruction d’un dossier justificatif.
• Ce plan d’apurement, conclu sous la forme d’une transaction assortie d’un échéancier devra prévoir, pour être valable, la reconnaissance de la dette, l’imputation de toutes les sommes versées à la dette la plus ancienne, la prise en compte de l’arriéré, des charges courantes ainsi que des charges travaux votés et des avances spéciales prévues par l’article 18-6 de la loi du 10 juillet 65. L’échéancier aura une durée maximale de 24 mois. Au cas où le plan de remboursement ne serait pas retenu par le syndic au regard des pièces justificatives permettant d’en apprécier le sérieux ou que ce plan, retenu par le syndic, ne soit pas respecté, le syndic devra engager le recouvrement par voie judiciaire.
• Les procédures de déclaration au greffe prévue par l’art. 843 du code de procédure civile, d’injonction de payer art. 1405 et suivant du même code et de l’art. 19-2 de la loi du 10 juillet 1965 pourront prioritairement être utilisées en fonction des dossiers.
• Dans tous les cas, les pénalités éventuellement prévues par le règlement de copropriété au profit du syndicat de copropriété, non remboursables, sont dues   par le copropriétaire défaillant à compter de la date d’exigibilité.

Les dettes égales ou supérieures à un trimestre de charges courantes devront faire l’objet, par le syndic, d’une justification écrite de ces diligences. 

Les dettes égales ou supérieures à 4000 € (niveau à partir duquel la décision de vente judiciaire ne semble plus abusive) devront, de surcroît, faire l’objet, par le syndic, d’une proposition d’évaluation des sommes qu’il est nécessaire de provisionner et qui correspondent aux sommes qui sont estimées définitivement perdues ainsi que d’un projet de résolution pour procéder à la vente judiciaire du lot, conformément à l’art. 4 du décret comptable du 14 mars 2005 et 10 de l’arrêté comptable.

Après en avoir délibéré, l’Assemblée Générale adopte l’ensemble des points du protocole de recouvrement ci-dessus présentés et donne mandat au syndic pour sa mise en œuvre. Le texte de la transaction et le plan d’apurement devront être visés par le Conseil syndical. »