Vote par correspondance

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Le Vote par correspondance aux Assemblées Générales

Il prend effet à compter du 1er Juin 2020

Préambules:

Vote par correspondance – Visioconférence :

Les textes de couleur rouge seront ajoutés et les textes barrés seront supprimés le 01 Juin 2020

Article 17-1 A de la Loi du 10 Juillet 1965

  • Les copropriétaires peuvent participer à l’assemblée générale par présence physique, par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification.
  • Les copropriétaires peuvent, par ailleurs, voter par correspondance avant la tenue de l’assemblée générale, au moyen d’un formulaire. Les formulaires ne donnant aucun sens précis de vote ou exprimant une abstention sont considérés comme des votes défavorables. Sont également considérés comme défavorables les votes par correspondance portant sur des résolutions qui, à l’issue des débats en assemblée générale, ont évolué de manière substantielle.
  • Les conditions d’identification des copropriétaires usant de moyens de communication électronique pour participer à l’assemblée générale, les mentions du formulaire de vote par correspondance et ses modalités de remise au syndic sont définies par décret en Conseil d’Etat.
  • « Les copropriétaires peuvent, par ailleurs, voter par correspondance avant la tenue de l’assemblée générale, au moyen d’un formulaire établi conformément à un modèle fixé par arrêté. Si la résolution objet du vote par correspondance est amendée en cours d’assemblée générale, le votant par correspondance ayant voté favorablement est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution.
  •  Les conditions d’identification des copropriétaires usant de moyens de communication électronique pour participer à l’assemblée générale et les modalités de remise au syndic du formulaire de vote par correspondance sont définies par décret en Conseil d’Etat. »

Commentaires :

– A ce jour :

               – l’arrêté sur le modèle du formulaire n’est pas publié

               – le décret sur l’identification des copropriétaires n’est pas publié

Ordre du jour de l’Assemblée générale :

 

Le Vote par Correspondance

1 – Convocation et pouvoir de représentation – Quelles précautions sont à prendre :

  • Le Syndic informe-t-il les Copropriétaires des nouvelles règles en vigueur :
    • Vote par correspondance
    • Pouvoirs avec votes exprimés par le Copropriétaire
    • Déclaration des candidatures de :
      • candidats aux postes de Président, Secrétaire et Scrutateurs
      • candidats au poste de Syndic, si élection prévue
      • candidats au poste de Membre du Conseil Syndical, si élection prévue
      • entreprises candidates à des contrats ou des travaux
      • vote par visioconférence
      • règle des 15% de détention des pouvoirs
  • Les candidatures nominatives du ou des :
    • Président de séance
    • Secrétaire de séance
    • Scrutateurs       
    sont-elles mentionnées ?
  • Les candidatures nominatives des membres du Conseil Syndical sont-elles mentionnées ?
  • En cas d’élection du Syndic, les candidatures nominatives des Syndics sont-elles mentionnées ?
  • En cas de travaux, les candidatures nominatives des Entreprises sont-elles mentionnées ?
  • La liste des résolutions figurants sur le pouvoir permet-elle pour les résolutions relevant des règles de majorité aux articles 25 et 26, de voter aux premier et deuxième tour ? :
    • Election du Syndic
    • Election des membres du Conseil Syndical
    • Vote de travaux
    • ….
  • Si la liste des résolutions prévoit un vote unique pour chaque résolution, en cas d’un deuxième tour,:
    • le vote au premier tour est-il reconduit à l’identique ?
    • le vote du deuxième tour devient -t-il  » abstention » ?

2 – Feuille de présence – Quelles précautions sont à prendre :

  • Le Président de séance doit vérifier que la feuille de présence comporte l’enregistrement des copropriétaires qui votent par correspondance 
  • Ainsi que ceux des Copropriétaires qui assistent à l’Assemblée générale par visioconférence

3 – Démarrage de l’Assemblée Générale – Quelles précautions sont à prendre :

  • Le Président de séance et le Scrutateur doivent vérifier les documents de vote par correspondance envoyés par les Copropriétaires :
    • Ont-ils été enregistrés avant l’AG ,
    • Seront-ils enregistrés pendant l’AG, à chaque résolution
  • Le Président de séance et le Scrutateur doivent vérifier les pouvoirs reçus et distribués par le Syndic au président du Conseil Syndical
  • Le Président de séance et le Scrutateur doivent vérifier les pouvoirs reçus par des Copropriétaires
  • Le Président de séance et le Scrutateur doivent s’assurer que le nombre de pouvoirs attribuer à des Copropriétaires présents respecte la règle des 15%
  • Si un Copropriétaire qui a voté par correspondance se présente :
    • Ses votes par correspondance sont-ils annulés ?
    • Peut-il voter pendant l’assemblée générale ?

4 – Votes des résolutions – Quelles précautions sont à prendre :

  • Le Président de séance doit dérouler l’ordre du jour et mener les débats en veillant au respect d’attribution de la parole
  • Le Scrutateur doit vérifier l’enregistrement des votes et vérifier la prise en compte des votes par correspondance et par visioconférence
  • Le Scrutateur doit vérifier la prise en compte des votes par correspondance lors du vote d’une résolution avec 2eme tour
  • Le Scrutateur doit enregistrer les arrivées et les départs en notant s’ils se situent avant ou pendant le vote d’une résolution

5 – Edition du procès-verbal – Quelles précautions sont à prendre :

  • Il est indispensable que le Président de séance prenne une copie du Procès-verbal :
    • soit sous forme de fichier ( .pdf ) sur une clé USB
    • soit avec un téléphone portable ( image ou transfert de fichier )

6 – Vérification du procès-verbal – Quelles précautions sont à prendre :

  • Une vérification est à faire sur :
    • le nombre des voix détenues par les Copropriétaires présents à l’Assemblée générale en contre-partie des pouvoirs reçus
    • l’enregistrement des arrivées et départs pendant le vote des résolutions
    • l’enregistrement des votes par correspondance lors de votes à deux tours

7 – Logiciel – Quelles précautions sont à prendre :

  • Demander au Syndic :
    • Quelle est la date de la dernière mise à jour du logiciel
    • Quel est le numéro de la version utilisée
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