Les informations contenues ci-dessous constituent quelques « premiers pas » utiles à tout nouveau copropriétaire. Elles sont destinées à l’éclairer sur l’organisation et le fonctionnement élémentaires de la copropriété. Elles ne dispensent en rien de la lecture d’autres documents plus complets et plus techniques.

La copropriété

Une copropriété désigne tout immeuble bâti ou groupe d’immeubles bâtis dont la propriété est répartie entre plusieurs personnes, par lots comprenant chacun une partie privative (c’est à dire appartenant exclusivement à son copropriétaire) et une quote-part de parties communes (c’est à dire des parties de bâtiments ou de terrains affectées à l’usage ou à l’utilité de tous les copropriétaires).

Toute copropriété d’immeubles bâtis est régie et organisée sur la base des dispositions de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 complétée par le décret n° 67-223 du 17 mars 1967. Ces textes ont été amendés et modifiés par diverses ordonnances ou décrets et notamment très récemment par « l’ordonnance copropriété », n° 2019-1101, du 30 octobre 2019

Le Syndicat des copropriétaires :

C’est l’ensemble des copropriétaires d’un immeuble. Le simple fait d’acheter un logement (ou un local commercial, un garage, une cave, etc.) dans une copropriété fait de l’acquéreur l’un des membres de droit du syndicat. Le syndicat des copropriétaires a la personnalité civile.

Ce syndicat a un objet défini par la loi : conserver l’immeuble et en administrer les parties communes. Ces dernières ne lui appartiennent pas, puisqu’elles sont  la propriété indivise de l’ensemble des copropriétaires ou de certains d’entre eux, mais c’est le syndicat, en tant que tel, qui doit les administrer, les entretenir, etc.. Il le fait en collaboration avec le syndic de copropriété, assisté du Conseil Syndical des copropriétaires.

Lorsqu’une même copropriété est un ensemble de plusieurs immeubles, une organisation en « Syndicat Principal » et « Syndicats Secondaires » peut être créée dans le souci de faciliter la gestion. Il pourra alors y avoir autant de Syndicats secondaires que d’immeubles indépendants. L’ensemble de la copropriété est alors dénommé « Syndicat principal ». L’intérêt de cette organisation réside dans la spécialisation de la gestion des charges par bâtiment. Ainsi :

• chaque Syndicat secondaire est autonome dans la gestion, l’entretien et l’amélioration interne de son bâtiment. Il a son propre budget ;
• chaque Syndicat secondaire a son propre Conseil syndical ;
• chaque Syndicat secondaire peut avoir son propre Syndic ;
• chaque Syndicat secondaire organise sa propre Assemblée Générale.

 Enfin, tout ce qui ne relève pas expressément de la compétence de l’un ou l’autre des Syndicats secondaires, est du ressort du Syndicat principal (gardiennage de la copropriété, lampadaires extérieurs …)

Le Syndicat principal agit de même dans le périmètre des espaces dont il a la charge.  Ainsi :

• Le Syndicat principal assure la gestion, l’entretien et l’amélioration des parties communes dont il a la charge ; pour ce faire il a son propre budget.
• Le Syndicat principal a son propre Conseil syndical au sein duquel doit être représenté chacun des syndicats secondaires.
• Le Syndicat principal peut avoir son propre syndic.
• Le Syndicat principal organise sa propre Assemblée Générale. Doivent y être convoqués et représentés les copropriétaires de l’ensemble de la copropriété.

Le Conseil syndical (CS) :

Le mot désigne un groupe de copropriétaires élu par le syndicat de la copropriété réuni en  Assemblée Générale. « Il assiste le syndic et contrôle sa gestion. Il donne son avis au syndic ou à l’assemblée générale sur toutes questions concernant le syndicat » art. 21 loi 65-257 du 10 juillet 1965. Le conseil syndical n’avait aucun pouvoir de décision, sauf s’il était expressément mandaté et de façon limitée par l’Assemblée Générale. Avec la réforme initiée par l’ordonnance copropriété du 30 octobre 2019, applicable au 1° juin 2020 le CS pourra se voir déléguer par l’Assemblée Générale le pouvoir de prendre tout ou partie des décisions relevant de la majorité de l’art. 24 (à l’exception toutefois de l’approbation des comptes, de la fixation du budget prévisionnel et de l’adaptation du règlement de copropriété). En raison des pouvoirs accrus qui peuvent désormais être confiés au CS, la loi désormais impose au syndicat des copropriétaires de souscrire une assurance en responsabilité civile professionnelle pour chacun des conseillers.

Le CS est présidé par un président élu en son sein au cours de l’une de ses réunions.

Les conseillers sont tous bénévoles, mais peuvent prétendre à des remboursements de frais mineurs engagés au bénéfice de la copropriété.

La plupart des règles de fonctionnement du conseil syndical sont définies par le règlement de copropriété et/ou par l’Assemblée Générale. Le conseil peut aussi se fixer un règlement intérieur (réunion mensuelle, compte -rendu des réunions …). Dans les grandes copropriétés, le conseil est organisé en commissions, chacune travaillant dans un domaine : comptabilité et finances, maintenance technique, gros travaux…

Face à l’évolution des cabinets de syndics professionnels, qui fusionnent au sein de groupes nationaux voire multi-nationaux, le conseil syndical, par sa présence sur place, devient l’intermédiaire incontournable entre le gestionnaire de plus en plus éloigné du terrain et la copropriété qu’il administre. Beaucoup de présidents deviennent ainsi l’« homme-à-tout-faire » dans les petites copropriétés, ce qui peut amener certains d’entre eux à sortir des limites de leur mission.

Le Président du Conseil syndical (art. 21 de la loi du 10 juillet 1965) :

Le Président du conseil syndical des copropriétaires est élu par le Conseil Syndical (CS) en son sein au cours de l’une de ses réunions (en principe lors de la première réunion qui suit la tenue de l’Assemblée générale au cours de laquelle les membres du CS ont été désignés).

Cette élection n’est pas obligatoire mais elle est préférable. Elle a lieu à la majorité des membres du CS pour une durée de 3 ans.

Le rôle du président du CS est important. C’est lui qui réunit le CS, fixe l’ordre du jour des réunions, anime les débats et fait procéder aux votes s’il y a lieu. Les décisions y sont prises à la majorité des votants. Au cas de partage égal des voix, celle du Président est prépondérante. Il assure la liaison entre les copropriétaires et le syndic de copropriété. En principe c’est aussi lui qui prépare et présente de compte-rendu annuel d’activité qui doit être joint à la convocation de l’Assemblée Générale.

Bien que la loi ne l’y oblige pas, il peut rédiger un compte-rendu à l’issue des réunions du CS et le diffuser au sein de la copropriété à titre de bulletin d’information.

La fonction de Président du CS est gratuite. Toutefois le Président du CS peut obtenir remboursement sur justificatif des menus frais qu’il engagerait pour la copropriété dans l’exercice de son mandat (correspondance, achat de matériel : sécateur, ampoules, cadenas …). Ces dépenses de fonctionnement doivent figurer aux comptes annuels de la copropriété.

Dans certains cas particuliers, le Président du CS peut convoquer lui-même et sous certaines conditions l’Assemblée générale (art.8 du décret n°67-223 du 17 mars 1967).

Enfin, dans certaines situations, et bien que le CS ne dispose pas de la personnalité morale, son Président peut saisir lui-même la justice dans deux cas :

• Lorsque suite à un changement de syndic, l’ancien syndic tarde à s’exécuter dans les délais (15 jours, 1 ou 2 mois selon les documents),le Président du CS peut saisir le président du Tribunal de Grande Instance (procédure accélérée) pour faire condamner  celui-ci sous astreinte à la restitution des fonds et des divers documents du syndicat (18-2 de la loi du 10 juillet 1965 modifié).
• lorsque le syndic, après avoir d’une part refusé au CS la communication de divers documents relatifs à l’administration de la copropriété, et d’autre part refusé l’imputation des pénalités pour retard sur ses honoraires, le Président du CS pourra saisir la justice (procédure accélérée) pour condamnation du syndic au paiement de ces pénalités au profit du syndicat des copropriétaires.

Le syndic de copropriété :

C’est une personne physique ou morale chargée de la représentation du syndicat de copropriété et de l’administration des parties communes d’une copropriété.

Le syndic de copropriété est responsable de la bonne gestion de l’immeuble, avec l’assistance et sous le contrôle du conseil syndical.

Le syndic de copropriété est élu à la majorité absolue des membres du syndicat des copropriétaires, pour une durée déterminée, plafonnée à trois ans, renouvelable indéfiniment, par l’Assemblée Générale des copropriétaires, soit parmi les titulaires de la carte professionnelle de « gestion immobilière » (Syndic de copropriété professionnel), soit parmi les copropriétaires (Syndic de copropriété non professionnel ou encore Syndic bénévole). Il s’engage sur la base d’un contrat qui détermine:

• la durée de son mandat;
• le détail de ses prestations;
• le montant de ses honoraires.

Ce contrat, dit « contrat de mandat »  doit être approuvé par l’Assemblée Générale des copropriétaires. Ce contrat doit être impérativement  notifié dans la convocation de l’Assemblée Générale.

Toute copropriété peut changer de syndic. Les copropriétaires doivent alors démettre le syndic en exercice. S’offrent à eux deux solutions :

• s’organiser en syndic de copropriété bénévole;
• faire le choix d’un autre syndic professionnel. Dans ce cas ils doivent en faire la demande par lettre recommandée avec accusé  de réception au syndic en exercice et exiger que soit inscrit à l’ordre du jour de l’Assemblée Générale ordinaire le changement de syndic en produisant le contrat de mandat du ou des concurrents. (c’est alors une simple non-reconduite de contrat)