Les informations contenues dans ces « premiers pas » sont destinées à éclairer tout nouveau copropriétaire sur l’organisation financière et comptable de la copropriété. Elles ne dispensent en rien de la lecture d’autres documents plus complets et plus techniques.

Le Budget :

C’est le document qui permet de planifier les dépenses courantes (ou de fonctionnement) qui devront être engagées par la copropriété pendant les douze mois à venir.

Il est préparé par le syndic en collaboration avec le Conseil syndical, à partir du budget de l’exercice en cours et des frais effectivement engagés pour le fonctionnement courant.

Il est soumis au vote (majorité simple de l’art. 24) de l’Assemblée Générale des copropriétaires. Ce vote doit avoir lieu dans un délai de 6 mois à compter du dernier jour de l’exercice comptable précédent.

Exemple :  si l’exercice comptable s’achève le 31 mai 2019, le budget prévisionnel pour l’année 2019-2020 devra être voté avant 1° janvier 2020. 

 Le vote du budget prévisionnel permet au syndic de réclamer aux copropriétaires des « avances sur charges » destinées à payer les frais de  fonctionnement de la copropriété. Ces avances sur charges ou provisions donnent lieu à l’établissement par le syndic  de 4 « appels de charges » par an, exigibles le premier jour de chaque trimestre (art 14-1 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 et 35-2 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967). L’Assemblée Générale des copropriétaires peut opter, par un vote à la majorité simple, pour des modalités différentes de perception des provisions (mensuellement ou semestriellement).

Figurent dans ce budget les honoraires du syndic, les charges inhérentes à l’entretien courant de la copropriété : contrats de maintenance divers (ascenseur, extincteurs, chaufferie…), contrats d’entretien des parties communes (espaces verts, ménage…)

Les charges courantes de copropriété :

Elles sont définies par la loi (art.14-1 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965). Ce sont les dépenses courantes d’administration, de fonctionnement et de maintenance des parties communes et des équipements communs de la copropriété.

Par dépenses courantes d’administration, on entend tous les frais de convocation et d’organisation des Assemblées Générales, les honoraires de syndic, les primes d’assurance, les salaires des personnels affectés régulièrement à l’entretien de l’immeuble (gardien, jardinier…).

Les dépenses de fonctionnement sont celles liées aux divers contrats de fourniture (énergies, eau… ) et d’entretien des équipements collectifs (contrats de maintenance divers : chaufferie, ascenseur, nettoyage, espaces verts …).

Les dépenses de maintenance sont constituées par les travaux d’entretien courant dont le but est de maintenir la copropriété en bon état (remplacement d’un interrupteur dans les parties communes, d’une vitre brisée, d’un ferme-porte déficient…).

Les charges exceptionnelles :

Ce sont les charges ponctuelles que l’on qualifie souvent de « travaux ». Elles sont énumérées dans l’ art 44 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967. Elles ne figurent pas dans le budget prévisionnel et doivent faire l’objet d’un vote séparé en Assemblée générale. Si elles sont votées elles feront l’objet d’un appel spécifique de charges par le syndic , selon des modalités (1, 2, 3 …… appels successifs) et un calendrier, votés également en AG.

Ce sont :

• les gros travaux d’entretien ou de conservation de l’immeuble  ( réfection de la toiture ou de son étanchéité, ravalement, réfection de l’électricité dans les parties communes…),
• les gros travaux concernant les équipements communs (remplacement de la chaudière ou de l’ascenseur…),
• les travaux d’amélioration, de création ou de transformation des équipements communs (création d’un local à vélos…),
• les diagnostics et études techniques (plomb, amiante, diagnostic énergétique…).